KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU KAPSAMINDA ÖZLÜK DOSYASI VE MUHTEVİYATI
1.GİRİŞ
Temel iş hukuku normları tahtında işveren hem ispat yükümünün hem de mevzuatın açık hükümleri gereği olarak özlük dosyası (işyeri sicil dosyası) oluşturmakla yükümlüdür. İşverenden bu yükümlülüğünü yerine getirirken Anayasal hak ve özgürlükler başta olmak üzere, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve diğer yasal düzenlemeler kapsamına uygun hareket etmesi, diğer bir ifade ile özlük dosyası oluşturma ödevini, Anayasa ve veri mevzuatına uygun bir biçimde yerine getirmesi beklenmektedir.
Nitekim 1475 Sayılı İş Kanunu’nda, İşçi Çizelgeleri başlığı ile yer alan ve 4857 Sayılı İş Kanunu (“İŞK”) ile birlikte başlığı işçi özlük dosyası olarak değiştirilerek kapsamı da kimlik bilgileri yanında, değişik kanunlar gereği düzenlenecek belge ve kayıtlar olarak geliştirilen hükme göre işveren, özlük dosyası oluşturmak ve bu dosyayı ilgili kurum ve kuruluşlara istendiğinde ibraz etmek zorundadır. Buna aykırı davranan işveren yönünden idari para cezası öngörülmüştür.
İşçi özlük dosyasının içeriği hakkında İŞK’de tam olarak belirtilmiş bir hüküm yoktur. İŞK’de herhangi bir hükmün olmaması özlük dosyasının içeriğinin serbest olarak düzenleneceği sonucunu doğurmaz. İşçi özlük dosyasında yer alması gereken belgeler ve muhteviyat, tabi olunan mevzuata göre değişmektedir. İŞK’de özlük dosyasında yer alacak belge ve kayıt listesinin olmaması ve özlük içeriğinin sınırlarının çizilmemesi doktrinde önemli bir eksik olarak görülmekteyse de farklı iş alanları ve ihtiyaçları bakımından sınır çizilmesi faydadan çok zarara sebebiyet verebileceğinden ilgili mevzuat düzenlemelerinde bu dosyaların sınırlarının neler olacağının belirlenmemiş olmasında fayda da görülebilecektir.
İşçi özlük dosyası, işveren tarafından hazırlanan, işçinin halihazırdaki iş ilişkisinin gerektirdiği ölçüde çalışma yaşamına ilişkin bilgi, belge ve kayıtları içeren, bunlardan başka işçinin çalışma ilişkileri dışında başka bir amaç için kullanılmayan bilgiler bütünüdür.
İşveren düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak yükümlülüğü altında olup bilgi, belge ve kayıtları istendiğinde yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kurallarına ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.
İşçi ile işveren arasında yaşanan olumsuz bir durumda veya uyuşmazlıkta işveren, kendisine yüklenecek ispat yükümlülüğünü işçi özlük dosyasının doğru ve güncel tutulmasıyla yerine getirebilir. İşçiyle ilgili kayıt altına alınmış tutanak, sağlık raporları, savunmalar bu dosyada kuralına göre ve güncel biçimde tutulmuşsa, özlük dosyası ispat yükümlülüğü yerine getirmek için en temel kaynak olacaktır.
İşveren İŞK ve diğer kanunlarca düzenlemek zorunda olduğu belgeleri her zaman hazır bulundurmalı ve güncel tutmalıdır. İŞK ve diğer mevzuatlarca işçi özlük dosyasında bulunması zorunlu olan belge ve kayıtların eksikliği veya güncel olmayışının yapılacak denetlemelerde tespit edilmesi durumunda idari, cezai veya hukuki yaptırımlar uygulanmaktadır.
İşçi özlük dosyalarının sanal ortamda tutulup tutulamayacağına yönelik bir kesinlik yoktur. Özlük dosyasının sanal ya da gerçek ortamda tutulması ile ilgili herhangi bir şart koşulmamaktadır. Ancak sanal ortamda tutulan özlük dosyasının içerdiği bilgilerin niteliği bakımından bilgi hırsızlığına karşı çok sıkı güvenlik tedbirleri ile korunması gerekir.
Islak imzalı düzenleme zorunluluğu mevcut olan belgelerden ötürü tarama yoluyla bilgisayar ortamına aktırılan belgelerin çıktıları fotokopi niteliğinde olduğundan gerek denetim makamlarının işlemlerinde gerekse işçi-işveren arasında ortaya çıkacak çekişmelerde, itiraza uğradığında hiçbir hukuki değeri olmayan belgelere dönüşme riskini ihtiva edecektir. Fotokopi üzerinden imza incelemesi gibi işlemler de yapılamayacağı için belgenin aslının saklanması zorunlu hale gelir. Dolayısıyla özlük dosyalarının fiziki ortamda tutulması önem arz etmektedir.
Dosyada yer alacak olan belge ve kayıtlar işbu belgede iki kategoride incelenecektir:
Zorunlu Belgeler ve Gerekli Belgeler. Zorunlu Belgeler, İŞK ve diğer kanunlarda yer alan hükümlerle belirtilen belgeler iken; Gerekli Belgeler işçi – işveren arasında uyuşmazlık çıktığında işverenin ispat yükümlülüğünü yerine getirmesi için bulundurması gereken belgelerdir.
2.ÖZLÜK DOSYASI
İşçi özlük dosyası “İşçinin mesleki durumuna ilişkin kanuni şekil ve şartlarla belirlenmiş, işe başlama, çalışma, yükselme ve iş ilişkisinin sona ermesine ilişkin bilgi ve belgelerin yer aldığı dosya” olarak tanımlanabilir. İşveren özlük dosyası tutarken aşağıda sayılan belli yükümlülüklere uygun hareket etmek zorundadır.
Saklama Yükümlülüğü
İşveren-işçi arasında kurulan iş ilişkisi ile tarafların birbirlerine karşı borçları ve yükümlülükleri doğmaktadır. İşverenin borçlarından biri de işçi özlük dosyasını düzenlemektir. İşveren İŞK ve diğer mevzuatlarca düzenlemek zorunda olduğu ve ispat niteliği taşımak maksadıyla işçiye tebliğ ettirdiği belgeleri özlük dosyasında saklamak zorundadır. İş ilişkisi kurulduğu zaman işveren, işçi özlük dosyasında yer alacak her belgeyi tek tek düzenleyip bu dosyada saklamalıdır.
İşçi özlük dosyasının ne kadar tutulacağı ile ilgili İŞK’de herhangi bir hüküm bulunmamaktadır. Özlük dosyası iş ilişkisi sonra erdikten sonra da saklanmaya devam edilmelidir. İşçi özlük dosyasının saklanmasından bahsedilmek için zamanaşımı kavramının incelenmesi gerekir.
5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu (“5510 sayılı Kanun”) 86. maddesine uyarınca “işveren, işyeri sahipleri; işyeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yıl başından başlamak üzere on yıl süreyle … saklamak ve Kurumun denetim ve kontrol ile görevlendirilen memurlarınca istenilmesi halinde onbeş gün içinde ibraz etmek zorundadır.” denmekle on yıl saklama süresi öngörülmektedir.
Diğer yandan İŞK 32. maddesinin son fıkrasına göre “ücret alacaklarının zamanaşımı süresi beş yıldır.” ücret alacağı beş yılda zamanaşımına uğrar. Ücret denildiği zaman işçinin alacağı ayni ve nakdi ücretlerden bahsedilmektedir. İşçinin ücret niteliği taşımayan ihbar tazminatı, kıdem tazminatı, iş kazasından doğan tazminatlar gibi tüm tazminat alacakları günümüzde 5 yıllık zamanaşımına tabii iken 25.10.2017 yılından önce iş akdini sonlandıran personeller için Borçlar Kanunu (“BK”) 125. maddesindeki on yıllık genel zamanaşımına tabidir. Bu kapsamda bahsi geçen işçi alacaklarının tespitine esas olmak üzere kullanılabilecek özlük dosyaları için genel zamanaşımı süresi de dikkate alınabilecektir.
Bu kapsamda tüm özlük dosyası içeriğinin iş ilişkisinin sonra ermesini izleyen yılın başından itibaren 10 yıl süreyle saklanmasının yerinde olduğu söylenebilecektir.
Gösterme Yükümlülüğü
Çalışma hayatında denetleyici ve düzenleyici otoritelerin ortaya koyduğu kurallar yeterli seviyede düzen sağlayamadığından hukuk kurallarına uyulup uyulmadığının denetiminin belirli zaman aralıklarında ve devletin görevlendirdiği memurlar tarafından yapılması ihtiyacı vuku bulmaktadır. Devlet bu denetim görevini Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığına bağlı İş Müfettişleri kanalıyla yerine getirir. İşverenin işçi hakkında düzenlediği özlük dosyalarını saklamanın yanında yapılan denetimlerde ve teftişlerde çalışma hayatının kontrolü için yetkili kılınan veya mahkeme veya hâkim tarafından görevlendirilenlere gösterme yükümlülüğü de vardır.
İş Hukukuna Uygun Kullanma
Hukuka uygun kullanma kavramından bahsederken akla gelen ilk husus o işyerinde çalışan işçilerin verdikleri kişisel bilgilerinden dolayı işçilerin kişiliklerinin, onurlarının, haysiyetlerinin korunmasıdır. İşveren işçiyi gözetme borcu gereği işçinin kişiliğini korumak, onun yaşamının, sağlığının, bedensel ve ruhsal bütünlüğünün, şeref ve haysiyetinin, kişisel ve mesleki saygınlığının, özel yaşam alanının, ahlaki değerlerinin, genel olarak özgürlüğünün, düşünce özgürlüğü ve sendikal örgütlenme özgürlüğünün korunmasını içerir.
İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmakla birlikte gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür. Fakat İŞK’de bu davranışa aykırı bir harekette işverene yaptırımı öngören bir hüküm bulunmamaktadır.
İşçi hakkındaki verilerin toplanması, saklanması ve açıklanmaması, işçiye sorulan sorular, uygulanan sağlık testleri (alkol, uyuşturucu, HIV, genetik vb.), psikolojik testler, işçilerin izlenmesi ve gözlenmesi üstlerinin ve eşyalarının aranması, işyeri içindeki ve dışındaki yaşam tarzlarına müdahale, vb. konularda işveren işçinin kişiliğine, özel yaşam alanına saygı göstermeli, ancak hukukun olanak tanığı çerçevede bu tür uygulamalara başvurmalıdır.
Hukuka uygun kullanımın İŞK’de belirlenmiş iki hali mevcuttur. Birincisi işverenin düzenlediği dosyayı sadece yetkili memurlara göstermesi, ikincisi de mahkeme veya hâkim kararıyla belgelerin incelenmesidir. Bunların dışında işveren, işçi özlük dosyası içindeki belge ve kayıtları genel hukukun belirlediği sınırlar içinde ve dürüstlük kurallarına uygun olarak kullanmak yetkisine sahiptir.
Örneğin eski hükümlü konumunda istihdam edilen bir işçinin hükümlülük bilgilerinin adli sicil kaydından çıkarılmasından sonra işçiyle ilgili düzenlenen belgelerde eski hükümlülük haline yer verilmemesinde işçinin haklı çıkarı vardır. İşine engel olmayan sağlık sorunları olan işçinin sağlık bilgilerinin, işin niteliği gerektirmiyorsa işçinin istememesi halinde medeni hal ve yaş bilgilerinin, işe engel olan sağlık sorunlarında hastalığın türüne ilişkin bilginin, işçinin gelir ve ekonomik durum bilgilerinin gizli tutulmasında işçinin haklı çıkarı olduğu ileri sürülebilir. İşçinin ikametgâh bilgilerinin gizli tutulmasında da haklı çıkarı olduğu şüphesizdir.
Elbette somut duruma göre hangi bilginin gizli tutulmasında işçinin haklı çıkarı olduğu saptanırken örnekseme yoluyla sayılanlardan farklı olan birçok bilgi ortaya çıkabilir. İşveren düzenlediği işçi özlük dosyasındaki belgeleri kendisi için haklı çıkarı olduğunda dürüstlük kuralları çerçevesinde açıklamalı, işçinin haklı çıkarı da göz ardı edilmemelidir.
Doğru Bilgi Verme
Yalnız işveren değil işçi de Türk Medeni Kanunu’nun 2. maddesine göre “dürüstlük kuralı”na göre hareket etmek zorundadır. İŞK m. 25/II-a’da; hizmet sözleşmesi yapıldığı sırada, bu sözleşmenin esaslı noktalarından biri için gerekli vasıflar veya şartlar kendisinde bulunmadığı halde, bunların kendisinde bulunduğunu ileri sürerek veya gerçeğe uygun olmayan bilgiler veya sözler söyleyerek işçinin işvereni yanıltması halinde süresi belirli olsun veya olmasın işveren, iş sözleşmesini sürenin bitiminden önce veya bildirim süresini beklemeksizin feshedebilir.
İş sözleşmesi herhangi bir sebeple sona eren ve işinden ayrılan işçiye işyeri ile ilişkisi kesilirken çalışma belgesi verilebilir. Doğru bilgiler içermeyen belgeye dayanarak işçiyi işe alan yeni işverenin zarar görmesi halinde eski işverenden tazminat istenebileceği gibi zarar gören işçi de eski işvereninden tazminat isteyebilir. Bu durumda işverenler işçiye vermek zorunda oldukları çalışma belgesini objektif ve doğru olarak hazırlamalıdır.
İspat Yükümlülüğünü Sağlama (Delil Niteliği)
İşçi adına işveren tarafından düzenlenen özlük dosyası tam olarak tutulduğunda işçi ile işveren arasında oluşabilecek herhangi bir çekişme halinde delil niteliği taşır. İşçinin delil olarak dayandığı özlük dosyasının mahkemeye sunulmaması halinde işçi lehine bir kanaat oluştuğu ve işçinin iddiaları bakımından ispat kolaylıkları sağlandığı, örneğin fazla çalışma iddialarında zayıf ve çürük delil olarak nitelenen tanık beyanlarıyla gerçeğe uygun olmayan talepler ileri sürüldüğü tespiti yapılmaktadır. Buna karşı özlük dosyasının tam olduğu, belge ve kayıtların eksiksiz tutulduğu durumlarda işçi-işveren arasında yaşanan sorunlar daha objektif olarak çözülebilmektedir.
Güncel Tutma
İşe alım aşamasında işçiden alınan bilgiler, alındığı gibi kalmamalıdır. Dosya düzenleme yükümlülüğü sadece dosyayı oluşturup içine belgeleri eklemekle yerine getirilemez; bilgiler devamlı güncellenmeli, işçi tarafından yapılan değişiklik talepleri gözden geçirilmelidir. Değişiklik isteme hakkı işçinin farklılaşan kişisel ve mesleki bilgilerinin özlük dosyasına yansıtılması, özlük dosyası bilgilerinin güncellenmesi ve işçi aleyhine yapılmış uygulamalara ilişkin belgelere, belge dayanağı kararla birlikte itiraz etme gibi bir dizi değişik durumu kapsar.
3.İŞÇİ ÖZLÜK DOSYASI DÜZENLEME KOŞULLARI VE KAPSAMI
Zorunlu belgeler İŞK ve diğer kanunlarca hazırlanması zorunlu olan, kanunda bizzat yer alan belgelerdir. İŞK ve diğer kanunlarca öngörülmeyen belgelerin tutulması zorunlu değildir. Gerekli belgeler, işverenin yasal yükümlülükleri ve borçları ile iş sözleşmesinden kaynaklanan borçları çerçevesinde özellikle işin kanuna uygun; verimli ve doğru yönetimi, işin kanunlara uygun düzenlenmesi, iş sağlığı ve güvenliği önlemlerinin uygulanması, denetim veya çekişme hallerinde ispat ya da delil bildirme yükünü yerine getirmeye yardımcı olması gibi amaçlarla toparlanan belgeler niteliğindedir.
İŞK ve diğer mevzuatlarca bulunması gereken evrakların dışında özellikle işçinin özel yaşamı, aile durumu, kişisel özellikleri, sağlığı ve benzeri hususlara ilişkin hassas bilgiler dosyada yer almamalıdır. Tutulacak her kayıt işçi ile işveren arasındaki iş ilişkisi ile ilgili olmalıdır. İşçi özlük dosyasında işçinin sadece işyerindeki çalışması için gerekli olan belgeler, olması gerektiği kadar yer almalıdır. İşveren tarafından işçilere yapılan alkol, kişilik, psikolojik, sağlık, genetik, benzeri testler hukuka aykırı olmamasına rağmen çok özel bir zorunluluk oluşmadan yapılmamalı ve gerekli raporlar işçi özlük dosyasında yer almamalıdır.
İşveren, özlük dosyasının kapsamını oluşturmak bakımından yönetim hakkı çerçevesinde kararlar alabilir ve uygulayabilir. İşverenin bu yönde aldığı kararlara aykırı davranışların, işçinin itaat etme borcunun ihlali olarak değerlendirilmesi söz konusu olabilir.
İşveren, özellikle iş güvencesine ilişkin belgeleri, işyerinde tutulan işçilere yönelik tutanak, kayıt, rapor ve bildirimleri dosya içinde bulundurmalıdır. Bu belgelerin devamlı güncellenmesi, düzenli ve tertipli tutulması işçi hakkında yapılacak bir araştırma ve takip için önemlidir.
Zorunlu ve gerekli belgeler arasındaki ayrımın temel ölçütünü zorunlu belgelerin doğrudan kanun hükmüne dayanması, gerekli belgelerin ise kanunilik vasfına dolaylı olarak sahip olması olarak belirleyebiliriz.
Kanun hükmünce, tutulacak işçi özlük dosyasının içeriğini oluşturan belgeler işçiye imza karşılığı tebliğ edilmelidir. İşçi, kendisine tebliğ edilmesine rağmen yapılan bildirimi imzalamazsa İŞK m. 109’da düzenlendiği üzere en az iki kişi tarafından tutanak tutulur. Tutanakta yapılan bildirimin içeriği ve bildirim yapılan işçinin imzadan kaçındığı yer almalıdır. İşveren tarafından işçiye yapılan tüm bildirimlerin birer örneği özlük dosyasında yer almalıdır.
3.1.Zorunlu Belgeler
3.1.1.İş Sözleşmesine İlişkin Özlük Dosyasında Tutulması Gereken Belgeler
İşçi özlük dosyasının tutulmasına yönelik İŞK 75. maddesinde yer alan hükme göre işçiye ait kimlik bilgileri işçi özlük dosyasında yer almalıdır, madde gereği tutulması kanunlarca zorunlu bir belgedir. Kimlik bilgilerini ispatlama niteliğine sahip belgeler bu kapsamda değerlendirilmelidir. Örneğin, nüfus cüzdanı sureti, vesikalık fotoğraf vb.
İş sözleşmesi işçi-işveren arasında kişisel ilişkiler kuran, karşılıklı ve sürekli borç yükleyen bir sözleşmedir. İşçi-işveren arasında bozulmaması gereken bir güven ilişkisi yaratır. Bu nedenle iş sözleşmesinde iş görme ve ücret borçları dışında işçi açısından sadakat ve itaat, işveren açısından ise gözetleme ve eşit işlem yapma gibi borçlar ortaya çıkar.
İŞK’de, iş sözleşmesinin belli bir süreye bağlanması ile süresiz olarak yapılması arasında gerek sözleşmenin şekli gerek sözleşmeye uygulanacak hükümler ve gerekse de sözleşmelerin sona ermesi bakımından farklılıklar bulunmaktadır. Yazılı yapılması zorunlu olan iş sözleşmelerinde, tarafların kimlikleri, yapılacak iş, işçinin alacağı ücret, yapılan sözleşmenin süresi, tarafların imzaları gibi hususlar iş sözleşme metninde yer almalıdır.
3.1.2.Çalışma Koşullarına İlişkin Olarak Özlük Dosyasında Tutulması Gereken Belgeler
Çalışma koşullarına yönelik olarak özlük dosyasında öncelikle yabancı işçilerin çalışabilmeleri için almaları gereken izin belgesi, sözleşmede hüküm bulunmayan hallerde işçiden alınan ulusal bayram ve genel tatil günlerinde çalışmaya onay belgeleri, ağır ve tehlikeli işlerde çalıştırılacak işçi ve çocuklar için belirli periyotlarda alınması zorunlu olan, işe devamda engel olmadığını gösteren kontrol muayene raporları ve çalıştırma yaşındaki çocukları (16 yaşını doldurmuş fakat 18 yaşını bitirmemiş) işe almadan önce alınması zorunlu doktor raporu hakkında bilgi verilecektir.
Çalışma İzni – Çalışma izni alan yabancı işçiler, ikamet belgesini de aldıktan sonra bu belgelerin bir kopyasını işverene vermelidir. Yabancıların ve işverenlerin kanundan doğan yükümlülüklerini yerine getirip getirmedikleri Bakanlık İş Müfettişleri ve Sosyal Sigortalar Kurumu Sigorta Müfettişleri tarafından denetlenir.
Fazla Çalışma Onay Formu – Fazla çalışma yaptırılabilmesi için işçinin yazılı onayının alınması gerekmektedir ve onay olmadan işçiye fazla çalışma yaptırılamayacaktır (İŞK 41/7). İş Kanunu’na İlişkin Fazla Çalışma ve Fazla Sürelerle Çalışma Yönetmeliği’nin 9. Maddesinde “Fazla çalışma ve fazla sürelerle çalışma yaptırmak için işçinin yazılı onayının alınması gerekir. Zorunlu nedenlerle veya olağanüstü durumlarda yapılan fazla çalışma ve fazla sürelerle çalışma için bu onay aranmaz. Fazla çalışma ihtiyacı olan işverence bu onay iş sözleşmesinin yapılması esnasında ya da bu ihtiyaç ortaya çıktığında alınır ve işçi özlük dosyasında saklanır.” hükmü bulunmaktadır. Bu sebeple işçiden fazla çalışmaya dair yazılı onay alınması ve özlük dosyasında saklanması gerekmektedir. Yargıtay 9. HD’nin 05.04.2021 tarih 2021/3306 E ve 2021/7614 K sayılı kararında: “Öncelikle davalı işveren tarafından iş sözleşmesinin ibraz edilmesi ve sözleşme içerisinde 270 saatin ücret içinde olup olmadığı hususunda hüküm bulunup bulunmadığının tespiti gerekmektedir Sözleşmede 270 saatin ücret içinde olduğuna dair hüküm bulunması halinde davacının yılda 270 saatlik çalışması karşılığı fazla mesai ücretinin, ücretin içinde olduğu kabul edilmeli ve 270 saati aşan kısmı için fazla mesai ücreti kabul edilmelidir.” Bu karardan anlaşılacağı üzere iş sözleşmesinde verilen fazla çalışma onayı geçerli olacaktır.
Sözleşmede Hüküm Bulunmayan Hallerde Ulusal Bayram ve Genel Tatil Günlerinde Çalışma Onay Belgeleri – İşveren sözleşmede kararlaştırılmadığı veya işçinin onayının alınmadığı durumlarda bayram ve yılbaşı günlerinde işyerinde işçileri çalışmaya zorlayamaz, haklı sebeple tazminatsız veya geçerli sebeple tazminatlı olarak işten çıkarmaya sebep gösteremez.
İşe alınıp çalışmaya başladıktan sonra 18 yaşının doldurulmasına dek en az her altı ayda bir tekrar alınması gerekir. Gerek işe girişte ve gerekse işin devamı sırasında alınacak bu raporların işyerinde saklanıp korunması ve yetkili memurların isteği halinde onlara gösterilmesi zorunludur.
3.1.3.Sözleşme Yapıldıktan Sonra Özlük Dosyasında Tutulması Gereken Belgeler
Hamilelerin Doğumdan Önce Çalışması Halinde Gerekli Olan Doktor Onayı (İŞK m. 74/1) – Kadın işçilerin doğumdan önce çalışmalarının yasak olduğu süre tek çocuğa gebe ise 8 hafta, çoğul gebelik söz konusu ise 10 hafta olarak belirtilmiştir. Bazı kadınların bünyeleri ve yaptıkları işlerin niteliği gereği hamilelikten fazla etkilenilmediğinde doktor raporu ile doğuma 3 hafta kalana kadar çalışmaya devam edilebilmektedir.
Doğum Öncesi ve Sonrası İzinlerin Artırılması Gerektiğini Gösteren Doktor Raporu (İŞK m. 74/2) – Kadın işçilere doğum öncesi ve sonrasında verilecek olan süreler asgari olan sürelerdir. Sağlık durumuna ve yapılan işin niteliğine göre hekim raporu ile izin süreleri arttırılabilir. 16 haftalık doğum izninde indirim yapılamaz.
Yıllık Ücretli İzinleri Gösteren ve İşçinin İmzasını Taşıyan İzin Kayıt Belgesi (İŞK m. 56/4) – Anayasa’nın 50. maddesine göre “Dinlenmek çalışanların hakkıdır.” dinlenme hem çalışanın bedenen korunması için zorunlu, hem de çalışanın dinlenme sonrası çalışmasının verimi için gereklidir. Dinlenme hakkı belli bir bekleme süresini tamamlayarak yorulan ve halen iş görebilir durumdaki işçiye, birbirini takip eden bir şekilde ve ilke olarak bölünmeden ücretli olarak sağlanan yıllık dinlenme olanağı olarak tanımlanabilir. Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği’nin 21. maddesine göre İşveren veya işveren vekili, yıllık ücretli iznini kullanan her işçiye izin dönemine ilişkin ücreti ile ödenmesi bu döneme rastlayan diğer ücret ve ücret niteliğindeki haklarını izine başlamadan önce peşin olarak vermek veya avans olarak ödemek zorundadır. İşveren işçilerin izin durumlarını gösteren yıllık izin kayıt belgesi tutmak yükümlülüğündedir. Ödenmesi gereken ücretlere ilişkin belgeleri hazırlamak ve saklamak işverenin yükümlülüğündedir. İşveren yıllık izinleri gösteren belge ve bu belgeye ek olarak işçiye ödediği yıllık izin ücretlerini gösteren belgeyi işçi özlük dosyasında saklamak zorundadır.
Her Ay Verilmesi Zorunlu Olan “Ücret Hesap Pusulasının” İşçinin İmzasını Taşıyan Örneği (İŞK m. 37) – İşçiye verilen ücret hesap pusulasında ücretin ödeme günü ve ilgili olduğu döneme ilişkin fazla çalışma, hafta tatili, bayram ve genel tatil ücretleri gibi asıl ücrete yapılan her türlü eklemeler tutarının ve vergi, sigorta primi, avans mahsubu, nafaka ve icra gibi her çeşit kesintilerin ayrı ayrı gösterilmesi gerekir. İşveren işçiye ödediği ücreti gösteren işçinin imzasını taşıyan veya işyerinin özel işaretini taşıyan ücret hesap pusulası özlük dosyasında yer almalıdır. İlgili ücret hesap pusulalarının işçilere imzalatılması olası bir dava durumunda da ispat yükümlülüğünü yerine getirmek adına büyük önem arz edecektir.
Çalışma Koşullarında Esaslı Bir Değişiklik ve İş Sözleşmesinin Feshi ile İlgili Yazılı Bildirimler – İŞK 22. maddesi ile amaçlanan açık bir şekilde ortada olan olumsuz koşulların varlığında, iş sözleşmesinin doğrudan feshi yerine, çalışma koşullarında belirli değişiklikler yapılması böylece iş ilişkisinin sürdürülmesidir.
“İşveren, iş sözleşmesiyle veya iş sözleşmesinin eki niteliğindeki personel yönetmeliği ve benzeri kaynaklar ya da işyeri uygulamasıyla oluşan çalışma koşullarında esaslı bir değişikliği ancak durumu işçiye yazılı olarak bildirmek suretiyle yapabilir. Bu şekle uygun olarak yapılmayan ve işçi tarafından altı iş günü içinde yazılı olarak kabul edilmeyen değişiklikler işçiyi bağlamaz. İşçi değişiklik önerisini bu süre içinde kabul etmezse, işveren değişikliğin geçerli nedene dayandığını veya fesih için başka bir geçerli nedenin bulunduğunu yazılı olarak açıklamak ve bildirim süresine uymak suretiyle iş sözleşmesini feshedebilir. İşçi bu durumda 17 ila 21. madde hükümlerine göre dava açabilir.”
Geçerli bir fesih sebebi olduğunun yazılı bildirimi ve esaslı değişiklik önerisinin yazılı bildirimin yazılı olarak kabul edilmemesinin beyanı özlük dosyasında saklanır.
3.1.4.Sosyal Güvenlik Kurumuna İlişkin Özlük Dosyasında Tutulması Gereken Belgeler
İş sözleşmesi sona erdiğinde işçiye verilmesi zorunlu olan çalışma belgesinin bir örneği ile belgenin işçiye verildiğini gösteren ve işçinin imzasını taşıyan tutanak – İŞK 28. maddesine göre “Çalışma belgesi; İşten ayrılan işçiye, işveren tarafından işinin çeşidinin ne olduğunu ve süresini gösteren bir belge verilir. Belgenin vaktinde verilmemesinden veya belgede doğru olmayan bilgiler bulunmasından zarar gören işçi veyahut işçiyi işine alan yeni işveren eski işverenden tazminat isteyebilir. Bu belgeler her türlü resim ve harçtan muaftır.”
Çalışma belgesinin matbu şekli hakkında yasal bir düzenleme yoktur. İki nüsha olarak düzenlenecek olan çalışma belgesinin işverende kalacak olan suretini işçi belgenin diğer suretini aldığına dair not düşerek imzalar ya da bir tutanakla tespit edilir ve özlük dosyasında muhafaza edilir.
İşsizlik Sigortası Kanunu Uyarınca Verilmesi Zorunlu Olan İşten Ayrılma Bildirgesi (m. 48/4) – İşverenler, hizmet sözleşmeleri sona eren sigortalı işsizler hakkında iş sözleşmesinin sona erdiği tarihten itibaren 15 gün içinde 3 nüsha İşten Ayrılma Bildirgesi (İAB) düzenlemek ve bu süre içinde, bir nüshasını işyerinin bulunduğu yerdeki İŞKUR şubesine göndermek, bir nüshasını sigortalı işsize vermek, diğerini de işyerinde saklamak zorundadırlar. İAB’yi süresi içerisinde Kuruma vermeyen işverenlere her bir fiil için ayrı ayrı İŞK 39. maddesine göre idari para cezası verilecektir.
İşe Giriş Bildirgesi – İşçilerin sigortalı olmak için, herhangi bir hukuki işlemde bulunmaları gerekmemektedir. İşe giriş bildirgesi hazırlamak ve ilgili kişi ve kurumlara vermek işverene düşen bir ödevdir. İşveren tarafından sigortalı işe giriş bildirgesi İŞK’de sayılan belli hallerin mevcudiyedi halinde çalışmaya başladıkları tarihten itibaren bir ay içinde kuruma verilmesi halinde, sigortalılık başlangıcından önce bildirilmiş sayılır. Sigortalı olmak, işçi açısından hem bir hak hem de bir yükümlülüktür.
3.1.5.İş Sözleşmesi Sona Erdiğinde Özlük Dosyası ve Arşivde Saklanacak Belgeler
İbraname – İbraname, işçinin işverenden iş ilişkisinden doğan bütün alacaklarını aldığını gösteren belgedir. Kurulan iş ilişkisi ile taraflar arasında doğan borçlar İŞK ve taraflarca belirli bir şekle göre yapılmasına rağmen ibra sözleşmesiyle alacağın bir kısmının veya tamamının ortadan kalkması için hususi bir şekil yoktur.
İbranamenin her türlü şüphe ve tereddütten uzak bir açıklıkla, ibra edilen tüm alacakların ibranamede tek tek ve ibra edilen miktarlarıyla birlikte ayrı ayrı düzenlenmesi gerekir. Örneğin ücret, fazla çalışma, hafta tatili, ulusal bayram ve genel tatil günleri, yıllık izin ücreti, ikramiye, ihbar tazminatı, kıdem tazminatı gibi bütün kalemler tek tek miktarları ile birlikte ibranamede belirtilmelidir.
İbraname ancak geçmişte doğmuş olan alacaklar için geçerli olduğundan gelecekte oluşacak işçi alacakları için geçerli olarak düzenlenmez. İş sözleşmesinin sona ermesinden önce düzenlenen ibranameler geçersizdir.
TBK 87. maddesi uyarınca borcunu ödeyen borçlu buna karşılık olarak makbuz isteme hakkına sahiptir. İşverenin oluşacak aksi bir durumda ispat aracı olarak işçiden alacağının tahsil edildiğini gösteren makbuz talebini işçi yerine getirmek zorundadır. Bu durumda işçi işverenin ibraname talebini yerine getirir ve işveren bu belgeyi işçi özlük dosyasında saklar.
Yazılı Fesih Bildirimi – İŞK m. 19/1. fıkrasına göre “işveren fesih bildirimini yazılı olarak yapmak ve fesih sebebini açık ve kesin bir şekilde belirtmek zorundadır.” İŞK 109. maddesinde ve genel olarak bildirimlerin ilgiliye yazılı olarak yapılmasını öngören hükme ek olarak, bildirimde fesih sebebinin açık ve kesin şekilde ortaya konulması esası getirilmiştir. Fesih bildirimi yazılı olarak tebliğ edildikten sonra işçinin yazılı fesih belgesini almaktan kaçınması halinde, İŞK m. 109 gereğince durum işçinin yazılı fesih bildirimini almaktan veya bildirimi imzalamaktan kaçındığı beyan edilerek ve tanık gösterilerek tutanakla tespit edilir. İşçinin yazılı şekilde yapılan fesih bildirimini kabul etmemesi sözlü yapıldığı anlamına gelmez ve feshin geçersizliğini doğurmaz.
3.2.Gerekli Belgeler
Bu tür ihtiyari bilgilerin toplanması yönetiminin hukuka aykırı olmaması gerekir. Hakkında bilgi veya belge düzenlenen işçinin, iş ilişkisiyle ilgili bir konuya dönük bilgi alınması veya belge düzenlenmesi zorunludur. Gerekli belgeler;
- İşe Alım Öncesi Belgeler (Özgeçmiş CV, İş Başvuru Formu, Mülakat Kayıtları, Görüşme ve Yeterlilik Ölçmeye Yönelik Yapılan Test Sonuçları )
İşçilerin işverenlerine sahip oldukları nitelikleri açısından yanlış bilgi beyanında bulunmaları iş sözleşmelerinin haklı nedenle feshedilmesine sebebiyet verebileceğinden, işe giriş talebiyle işveren iletilen belgelerin saklanması; veri sorumlusunun meşru menfaati için kişisel verilerin işlenmesinin zorunlu olması hukuki sebeplerine dayandırılabilecek niteliktedir.
- İkamet Belgesi,
İkametgâh kayıtlarının özlük dosyalarında bulunması Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) açısından bir sözleşmenin kurulması veya ifası için sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin zorunlu olması ve ilgili kişinin temel hak ve hürriyetlerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaati için kişisel verilerin işlenmesinin zorunlu olması hukuki sebeplerine dayandırılabilecek niteliktedir. Dolayısıyla özlük dosyalarında bulunması hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olacağından işlenmesi risk ihtiva etmemektedir.
- Eğitim Durumuna İlişkin Belge Suretleri (Diploma, Geçici Mezuniyet Belgesi vs.),
İŞK m. 25/2-a bendi uyarınca işçiler taşıdığı vasıflar veya şartlar hakkında işverene doğru bilgi vermekle yükümlüdürler. Çalışanın eğitim durumuna ilişkin yanıltıcı bilgi vermesi işverene haklı nedenle fesih imkânı tanıdığından, çalışanların özlük dosyalarında eğitim durumunu gösterir belgelerin bulunması hukuka ve dürüstlük kurallarına uygundur. Kişi, kendisinden beklenen eğitim durumunu gösterir belgeler haricinde, ihtiyaç olmamasına rağmen fazladan belge tahsis ederse bu belgelerin veri kayıt sistemine dahil edilmeden çalışana iade edilmesi gerekmektedir.
- Askerlik Durum Belgesi,
Kişinin askerlik durum belgesini gösterir belgenin özlük dosyasında işlenmesi, KVKK m. 5/2-f bendi uyarınca ilgilinin temel hak ve hürriyetlerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması hukuki sebebine dayandırılabilecektir. Ayrıca işveren olarak asker kaçağı çalıştırmama yükümlülüğü söz konusudur. Dolayısıyla işlenmesi risk ihtiva etmemektedir. Ancak askerlikten muafiyet halleri genellikle kişinin sağlık durumuna ilişkin olduğundan, askerlik durum belgesi üzerinde muafiyet sebebi yazıyorsa bu kısmın maskelenerek özlük dosyalarında saklanması veri güvenliği açısından alınması gereken bir tedbirdir.
- Sürücü Belgesi,
Çalışan ile işveren arasındaki iş sözleşmesinin kurulması açısından çalışanın sürücü belgesi kayıtlarının işlenmesinin zorunlu olması halinde, ehliyet fotokopisinin işlenmesinde bir sakınca bulunmamaktadır. Ancak iş sözleşmesi kapsamında çalışana araç tahsis edilmeyecekse veya işyerinde araç kullanmayacaksa sürücü belgesi kayıtlarının işlenmesi sınırlılık ve ölçülülük ilkelerine aykırılık teşkil edebilecektir. Bu sebeple işe girişlerde bu durum göz önünde bulundurularak ihtiyaç duyulması halinde sürücü belgesi kayıtlarının özlük dosyalarında tutulması sağlanmalıdır.
- Adli Sicil Kaydı, adli sicil kaydına ilişkin açıklamalara dördüncü başlıkta detaylıca yer verilmektedir.
- İşçiye Verilen/İşçinin Aldığı Eğitim Bilgi ve Belgeleri
- İşçiye Verilen Malzemelere İlişkin Zimmet Tutanakları
- Politika ve Prosedürler
- Kurumsal çalışma ilkeleri,
- Personel yönetmeliği
- İç yönetmelik ve benzeri işyeri kurallarını içeren belgelere ilişkin imzalı tebliğ belgeleri
- İş Sağlığı ve Güvenliği Önlemlerine İlişkin Belgeler
- Bilgilerin, Araç ve Gereçlerin Verildiğini Gösteren ve Listesini İçeren, İşçinin İmzasını Taşıyan Belgeler,
- İşyerinde Yapılmış ve Yapılacak Eğitimleri ve İşçinin Bu Eğitimlere Katıldığını ve Katılacağını Gösteren Çizelgeler,
- İşçinin Süre Bakımından Çalışmasını Düzenleyen Belgeler,
- İşçiye verilen her türlü izne ilişkin talep dilekçeleri ve izin kullandırma çizelgeleri,
- Serbest zaman kullanmak isteyen işçinin istek dilekçeleri ve serbest zaman çizelgesi,
- İşyerinde ilan edilen ara dinlenmeleri çerçevesinde işçiden haftalık yâda aylık alınacak ara dinlenmeleri kullandığına ilişkin belge,
- Denkleştirme esasının uygulandığı günlerde işçinin periyodik (en fazla iki aylık) çalışma sürelerini ve ücretli boş zamanlarını gösteren çizelgeler,
- Gece çalışması yaptırılan işlerde gece çalışmalarının 7,5 saatten fazla yapılmadığını gösteren ve işçinin imzasını taşıyan gece çalışma çizelgeleri,
- İstirahat raporları ve vizite kağıtlarının örnekleri,
- Esaslı Değişiklik Anlaşmaları,
- Terfi ve Nakil İşlemlerini Gösteren Belgeler,
- İşçinin Ücretinde ve Sosyal Haklarında Ortaya Çıkan Değişiklikleri Gösteren Belgeler,
- Performans ve Verimlilik Değerlendirme Sisteminin Periyodik Sonuçlarını Gösteren Belgeler,
- Performans değerlendirme sonuçlarına ilişkin belgeler
- Performans değerlendirme ölçütlerine ilişkin imzalı tebliğ/tebellüğ belgeleri
- İşçiyle ilgili bölümler arası yazışmalar ve gerekli görülen diğer belgeler
- İşçiye İş Sürecinde Yapılan Bildirimler,
- Uyarılar, uyarıların dayanaklarına ilişkin belgeler,
- Kurallara göre verilmiş cezalar,
- İşçiye yapılmış savunma vermesi çağrıları,
- İşçinin vermiş olduğu savunmalar,
- Bildirimleri tebliğden kaçınan işçiye ilişkin tutanaklar,
- Kadın İşçiler Bakımından;
- Çoğul gebelik varsa bunu gösteren doktor raporu,
- Hamilelik için periyodik kontrollerin ne zaman yapılacağını gösteren kadın doğum uzmanının raporu,
- Süt iznini nasıl kullanmak istediğini gösteren işçinin imzasını taşıyan dilekçe, bu isteğe göre oluşturulmuş süt izni çizelgesi,
- İş Sözleşmenin Feshine veya Diğer Sona Erme Nedenlerine İlişkin Belgeler, işçiye yapılması zorunlu ödemelerinin yapıldığını gösteren işçinin imzasını taşıyan ödeme makbuzları
4.KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU IŞIĞINDA ÖZLÜK DOSYASI
KVKK kapsamında, gerçek kişiye ait belirli veya belirlenebilir nitelikteki her türlü veri kişisel veri olarak tanımlanmış olup, genel itibari ile kişisel verilerin neler olduğu sayma yoluyla belirlenmemiştir. Bu kapsamda gerek Kişisel Verileri Koruma Kurumu ilke kararları ve uygulamalarında gerek Anayasa Mahkemesi kararlarında kişisel veri tipleri örnekleme yoluyla tespit edilmektedir. Buna göre; gerçek bir kişinin adı soyadı, doğum tarihi-yeri, telefon numarası, SGK numarası, pasaport numarası, plaka numarası, IP adresi, e-posta adresi, aile bilgileri gibi bilgileri ile bunun yanında özgeçmiş, resim, görüntü, ses kaydı, parmak izi, genetik bilgi, hobiler, tercihler, etkileşimde bulunulan kişiler, dernek, vakıf, sendika, parti üyelikleri gibi gerçek bir kişiyi doğrudan veya dolaylı olarak belirlenebilir kılan tüm verilerin, kişisel veri olduğunu söylemek mümkündür.
Yukarıda örnekleme yolu ile sayılanlar arasındaki parmak izi, genetik bilgi, hobiler, tercihler, dernek, vakıf, sendika, parti üyelikleri gibi kişisel veriler ise nitelikleri itibari ile başkaları tarafından öğrenildiği takdirde ilgili kişinin mağdur olmasına veya ayrımcılığa maruz kalmasına neden olabilecek nitelikte verilerdir. Dolayısıyla kanun koyucu bu verilerin hassas niteliğini gözeterek kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verilerini özel nitelikli kişisel veri olarak tanımlamış ve özel nitelikli kişisel verilerin KVKK’da sayılı istisnalar haricinde işlenemeyeceği hüküm altına alınmıştır.
Aydınlatma yükümlülüğü, KVKK kapsamında kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi ifade eden “veri sorumlusu”nun (işçi işveren ilişkisinde işverenin veri sorumlusu olduğu kabul edilmektedir.) temel yükümlülüklerinden olup; işverenin veya onun yetkilendirdiği kişinin, aydınlatma yükümlülüğü kapsamında veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği, kişisel verinin işleme amacının ne olduğu, işlenen verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi ile ilgili kişinin hakları neler olduğu konusunda bilgilendirme yükümlülüğü bulunmaktadır.
İşveren (veri sorumlusu), aydınlatma yükümlülüğünü, işçisinin (ilgili kişi- kişisel verisi işlenen gerçek kişi) kişisel verilerini işlediği her durumda, işletmesinin faaliyetleri uyarınca süreç bazında ve işçisinin talebi olmaksızın yerine getirilmelidir. İşveren bu yükümlülüğünü yerine getirirken genel nitelikte ve muğlak ifadelerden uzak durarak işçisine hangi kişisel veriyi, hangi hukuki sebebe dayanarak, hangi amaçlarla işlediğini, aktardığı üçüncü kişileri ve aktarma sebebini anlaşılır, açık ve sade bir dil kullanarak açıklamalı ve eksik, yanıltıcı, aldatıcı, yanlış bilgilerden kaçınılmalıdır. Aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirildiğinin ispatı yükümlülüğü de yine veri sorumlusu sıfatı ile işverene aittir.
İş hukuku açısından işçi ve işveren arasındaki hukuki ilişkide ispat yükünün genel olarak işverende olmasının yanında aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirildiğinin ispatının da veri sorumlusu sıfatı ile yine işverene ait olması nedeni ile işverenin aydınlatma yükümlülüğünü yazılı olarak yerine getiriyor olması ispatlanabilirlik noktasında kolaylık sağlayacaktır.
İŞK gereği, özlük dosyası oluşturmak zorunluluğu bulunan işverenin, özlük dosyası ile ilgili aldığı aksiyonların tümünde ve her aşamasında veri sorumlusu olarak, KVKK kapsamındaki hukuka uygunluk sebeplerini sağlıyor olması önemlidir. Özlük dosyasında istisnasız olarak mutlaka yer alması gereken belgelere ilişkin değerlendirmelere aşağıda özel olarak yer verilmektedir.
İşçinin Kimlik Bilgileri
5510 Sayılı Kanunu’na göre işveren, işçilerinin tescil ve diğer tüm işlemlerinde T.C. kimlik numarası, (yabancı uyruklu kişiler için ise Bakanlık tarafından verilen kimlik numarası) kullanmak zorundadır. Yine aynı kanuna göre aylık bordrolarda da işçinin ad-soyad ve kimlik numarası bilgilerinin yer alması zorunludur. 5490 Sayılı Nüfus Hizmetleri Kanunu’na göre de işveren iş vereceği kişilerden “kimlik kartı” istemekle yükümlüdür.
İşçinin Medeni Durumu ve Aile Durum Bilgileri
193 Sayılı Gelir Vergisi Kanunu ve 295 Sayılı Gelir Vergisi Tebliği’ne göre işçilerin, vergi matrahları üzerinden vergi tarifesi kullanılarak hesaplanan gelir vergisinden asgari geçim indirimi uygulanmaktaydı. Asgari geçim indirimi uygulamasında temel parametreler ise işçinin geliri elde ettiği tarihteki medeni durumu, sahip olduğu çocuk sayısı yer almakta ve buna göre yılın başında uygulanan brüt asgari ücret esas alınarak hesaplanmak sureti ile işçiye asgari geçim indirimi uygulanmaktaydı. İşveren mevzuat gereği işçisine kullandırmakla mükellef olduğu bir kısım mazeret izinlerini işçinin medeni durumundaki ve çocuk sayısındaki değişiklikleri gözeterek kullandırmaktadır. Birçok toplu iş sözleşmesinde sözleşme gereği işçiye işveren tarafından sağlanması beklenen sosyal yardımlar da (evlenme yardımı, doğum yardımı, eğitim yardımı, sünnet yardımı, vefat yardımı) işçinin medeni durumu, çocuk sayısı ve hatta çocuklarının eğitim düzeyleri, yakınlarının vefat durumları ile ilintili olarak hükme alınmaktadır.
1/1/2022 tarihinden itibaren yapılan ücret ödemelerine uygulanmak üzere 25.12.2021 tarihinde yürürlüğe girerek asgari geçim indirimi hükmü mülga edilmiş olduğundan Aile Durum Bilgileri yukarıda sayılan şartların mevcut olmaması halinde talep edilmiyor olması gerekmektedir.
İşe Girişte Alınan Sağlık Raporları, Periyodik Raporlar ve İstirahat Raporları
6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu’na (“İSGK”) göre işveren çalışanlarının sağlık gözetiminden sorumludur. İşveren işe girişte, iş değişikliklerinde, herhangi bir nedenle işten uzaklaşmalarından sonra işçinin talebi halinde ve de işin devamı süresince yürütülen işin niteliğine, tehlike sınıfına göre periyodik olarak sağlık muayeneleri yaptırmak zorundadır ve bu yükümlülüklere aykırı davranan işverenler yönünden para cezaları öngörülmüştür.
İŞK’ye göre elli veya daha fazla işçi çalıştıran işverenlerin çalıştırdığı işçi sayısı ile orantılı bir biçimde kanunda belirtilen oranlarda engelli çalıştırma yükümlülüğü mevcut olup; kanun koyucu tarafından bu yükümlülüğe aykırı davrananlar yönünden de yine idari para cezaları öngörülmüştür. Yine birçok özel nitelikteki kanun ve bağlı ikincil mevzuat kapsamında da işçinin sağlık durumunun takibinin gerekli hatta çoklukla işçinin işe istihdamı ve bu istihdamın sürdürülmesi için ön koşulu olduğunu görmek mümkündür.
Bu kapsamda örneğin 2918 sayılı Karayolları Trafik Kanunu ve bağlı taşıma yönetmeliğine göre şoför olarak istihdam edilecek işçi yönünden işçinin şoförlük mesleğini ifa etmek için bedeni ve psikoteknik açıdan sağlıklı olduğunun rapor ile tespiti ve bu raporların bir kez istihdam sağlandıktan sonra da kural olarak her beş yılda bir yenilenmesi şarttır. Aynı kanuna göre kanunda sayılan çeşitli nedenlerle sürücü belgesinin geçici olarak geri alınması hallerinde bu raporların daha önceki tarihlerde de ayrıca alınıyor olması gereklidir.
2920 Sayılı Türk Sivil Havacılık Kanuna göre pilot olarak istihdam edilecek kişi yönünden; sivil havacılık personeli yeterlilik belgesi alınması ve belirli aralıklarla bu belgenin yenilenmesi şart olup; bağlı mevzuata göre ise yeterlilik belgesi alınması için öncel şartlardan biri tıbbi uygunluk raporlarının alınması ve belirli periyotlarla bu raporun yenileniyor olmasıdır.
6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu uyarınca işverenler, işe girişlerde çalışanların sağlık muayenelerini yaptırmakla yükümlüdürler. Bu kapsamda işyeri hekimi tarafından tanzim edilmiş ve onaylanmış sağlık raporlarının çalışanların özlük dosyalarında tutulması KVKK m. 6/3 fıkrası uyarınca hukuka ve dürüstlük kurallarına uygundur. Burada dikkat edilmesi gerekilen husus, sağlık raporlarına ilişkin alınacak veri güvenliği tedbirleridir. Sağlık raporlarına erişimi olan personel bu hususta bilgilendirilmeli ve erişim yetkisi her personele verilmemelidir. Sağlık raporlarının özlük dosyalarından çıkarılarak çalışanların kişisel sağlık dosyaları içerisinde saklanması gerekmektedir. İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği’nin 7. Maddesi uyarınca çalışanın işten ayrıldığı tarihten itibaren 15 (on beş) yıl süreyle saklanmalıdır. Özlük dosyalarının ve sağlık dosyalarının ayrı ayrı muhafaza edilmesi bu noktada alınacak en büyük önlemdir.
Radyografi Raporları, Odyometri/SFT/Hemogram/EKG/Kan Grubu/ Şekeri/Göz Muayene Raporu Testi Sonuçları: 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu’na göre işverenler, çalışanların işyerinde maruz kalabilecekleri sağlık ve güvenlik risklerini dikkate alarak sağlık gözetimine tabi tutulmalarını sağlayacaktır. Bu kapsamda işverenler, işe girişlerde ve işin devamı süresince ya da işin niteliği ile işyerinin tehlike sınıfına göre Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığının belirlediği aralıklarla sağlık gözetimi yapmak zorundadırlar. Radyografi raporları her ne kadar çalışanların sağlık durumlarına ilişkin özel nitelikli kişisel veri niteliğinde olsa da kanunlarda öngörüldüğünden ve işyeri hekimi tarafından işlendiğinden KVKK m. 6/3 (b) ve (f) fıkralarında belirtilen hukuki sebeplere uygun olarak ilgilisinden açık rıza alınmadan işlenebilecektir. Radyografi raporlarının özlük dosyalarından çıkarılarak çalışanların kişisel sağlık dosyaları içerisinde saklanması gerekmektedir. İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği’nin 7. maddesi uyarınca çalışanın işten ayrıldığı tarihten itibaren 15 (on beş) yıl sürenin sonunda radyografi raporları imha edilmelidir.
Bordrolar
5510 Sayılı Kanun’a göre, işveren her ay ücret bordrosu düzenlemek ve bu bordroda işyeri bilgileri ile bordronun ait olduğu aya ait bilgileri ve de ücrete dair detayların yanında işçisinin adı, soyadı, sosyal güvenlik sicil numarasına yer vermesi zorunludur. Bu bordroda işçinin imzasını bulunması da bir diğer zorunluluktur. Kanun koyucu tarafından usulüne uygun veya hiç bordro düzenlenmeyen işverenler yönünden idari para cezası öngörülmüştür.
Yerleşik Yargıtay içtihatları tahtında işçiye bordro imzalatılmadığı halde, fazla çalışma ücreti tahakkuklarını da içeren her ay değişik miktarlarda ücret ödemelerinin banka kanalıyla yapılması durumunda, ihtiraz-i kayıt ileri sürülmemiş olması, ödenenin üzerinde fazla çalışma yapıldığının yazılı delille ispatlanması gerektiği sonucunu doğurmaktadır. Dolayısıyla bordronun özlük dosyasında bulunmasının ispat külfeti üzerinde olan işveren yönünden bu bakımdan da işverenin hukuki menfaatine olduğu açıktır.
İşe Giriş Bildirgesi, İşten Ayrılma Bildirgesi ve Aylık Bildirgeler
5510 Sayılı Kanun’a göre işveren, işe başlatacağı işçisinin sigortalılık bildirimini (işe giriş bildirgesi) işe başlamasından önce; iş akdi sona eren işçisinin sigortalılık bildirimini ise (işten ayrılma bildirgesi) en geç on gün içinde yapmakla yükümlüdür. Aynı kanuna göre işveren işçileri yönünden aylık prim ve hizmet belgeleri düzenlemekle yükümlüdür. Nitekim sigortalılığın başlaması, sona ermesi ve kapsamı bu bildirgeler tahtında tespit edilmektedir. Kanuna bağlı yönetmelik kapsamında da bu bildirgelerin işçinin Sosyal Güvenlik Sicil Numarası, ad- soyad gibi kişisel verilerini içerecek şekilde düzenleneceği öngörülmüştür.
Yıllık İzin Belgeleri
İŞK ve Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği’ne göre işveren, işyerinde çalışan işçilerin yıllık ücretli izinlerini gösterir izin kayıt belgesi tutmak zorundadır. Yerleşik içtihatlar gereği yıllık izni kullandığını ispatla yükümlü işveren bunu ancak yazılı belge ile yapabileceğinden, yıllık izin kullandırıldığının tanıkla ispatı mümkün olmadığından işveren yıllık izinleri gösterir kayıt belgesi tutmak zorundadır.
Mazeret İzin Belgeleri
İŞK’de 04.04.2015 tarihinde yapılan değişiklik ile işverenin evlenen, evlat edinmiş olan ya da ana veya babasının, eşinin, kardeşinin, çocuğunun kaybetmiş işçisine üç gün, işçisinin eşinin doğum yapması hâlinde ise beş gün ücretli izin verileceğine dair hüküm eklenmiştir. Yine aynı değişiklikle işverenin işçisinin en az yüzde yetmiş oranında engelli veya süreğen hastalığı olan çocuğunun tedavisi için ücretli mazeret izni verileceği hükme alınmıştır.
Adli Sicil Kaydı
İşverenin iş sözleşmesi ile yükümlendiği işçisini gözetme borcu temelini dürüstlük kuralından alan bu hali ile işçinin sadakat borcunun karşılığı olarak nitelendirilebilecek bir borçtur. Gözetme borcu gereği işveren, işçisine saygı göstermek, onun kişilik haklarını korumak ve işyerinde dürüstlük ilkelerine uygun bir düzeni sağlamak, özellikle işçilerin psikolojik ve cinsel tacize uğramamaları ve bu tür tacizlere uğramış olanların daha fazla zarar görmemeleri için gerekli önlemleri almakla yükümlüdür.
İŞK’ye göre elli veya daha fazla işçi çalıştıran işverenlerin çalıştırdığı işçi sayısı ile orantılı bir biçimde kanunda belirtilen oranlarda eski hükümlü çalıştırma yükümlülüğü mevcut olup; kanun koyucu tarafından bu yükümlülüğe aykırı davrananlar yönünden de yine idari para cezaları öngörülmüştür. İŞK’nin eski hükümlülere ilişkin 30. maddesi 5763 sayılı Kanun ile değiştirilmiş, özel sektöre ait iş yerlerinde eski hükümlü çalıştırılma zorunluluğu tamamen kaldırılmış ve sadece kamu işyerlerinde % 2 oranında eski hükümlü işçi çalıştırma uygulaması kabul edilmiştir.
Birçok özel nitelikteki kanun ve bağlı ikincil mevzuat kapsamında da işçinin adli sicil kaydının gerekli hatta çoklukla işçinin işte istihdamı ve bu istihdamın sürdürülmesi için ön koşulu olduğunu görmek mümkündür.
Bu kapsamda örneğin 5187 Sayılı Basın Kanuna göre sorumlu müdür olarak istihdam edilmenin ön koşulları arasında, bu görevle istihdama aday işçinin kısıtlı veya kamu hizmetinden yasaklı olmaması ve yüz kızartıcı bir suçtan mahkûm olmaması yer almaktadır.
5580 Sayılı Milli Eğitim Bakanlığı Özel Öğretim Kurumları Kanunu m. 4’e göre özel eğitim kurumlarındaki kurucu, kurucu temsilcisi ve/veya personelin kasten işlenen bir suçtan dolayı bir yıl veya daha fazla süreyle hapis cezası ya da affa uğramış olsa bile devlete karşı suçlar, anayasal düzene ve bu düzenin işleyişine karşı suçlar, millî savunmaya karşı suçlar, devlet sırlarına karşı suçlar ve casusluk, zimmet, irtikâp, rüşvet, hırsızlık, dolandırıcılık, sahtecilik, güveni kötüye kullanma, hileli iflas, ihaleye fesat karıştırma, edimin ifasına fesat karıştırma, suçtan kaynaklanan malvarlığı değerlerini aklama, kaçakçılık suçları, cinsel dokunulmazlığa karşı suçlar ve Suç Gelirlerinin Aklanmasının Önlenmesi Hakkında Kanun kapsamında işlenen suçlardan ceza almamış olması veya haklarında bu suçlardan dolayı kovuşturma bulunmaması şartı aranır.
Bankacılık Düzenleme ve Denetleme Kurumu Meslek Personelinin Yarışma, Yetki ve Yeterlik Sınavları ile Çalışma Usul ve Esaslarına Dair Yönetmelik’te İstenilecek belgeler başlıklı m. 8/2/ç bendinde sınava girecek adayların adli sicil kaydı beyanı istenileceği yer almaktadır.
Sermaye Piyasasında Bağımsız Denetim Standartları Hakkında Tebliğ madde 5/1/ç bendinde bağımsız denetçilerin adli sicil kaydının bulunması gerektiği belirtilmektedir.
2219 Sayılı Hususi Hastaneler Kanuna göre hastanenin mesul müdürünün herhangi bir suçtan dolayı ağır hapse veya şeref ve haysiyeti bozan suçlar yüzünden hapse mahkûm olmaması lazımdır.
1219 Sayılı Tababet Ve Şuabatı San’atlarının Tarzı İcrasına Dair Kanun hükümlerine göre de hekimlik, diş hekimliği mesleğinin icrası için yasada belirtilen süreler geçmiş olsa bile; kasten işlenen bir suçtan dolayı beş yıl veya daha fazla süreyle ya da devletin güvenliğine karşı suçlar, Anayasal düzene ve bu düzenin işleyişine karşı suçlar, zimmet, irtikap, rüşvet, hırsızlık, dolandırıcılık, sahtecilik, güveni kötüye kullanma, hileli iflas, ihaleye fesat karıştırma, edimin ifasına fesat karıştırma, suçtan kaynaklanan malvarlığı değerlerini aklama veya kaçakçılık suçlarından hapis cezasına mahkum olmamak gereklidir.
Karayolu Taşıma Kanunu, Karayolları Trafik Kanununa, Büyükşehir Belediyesi Kanununu gibi dayanak kısmında belirtilen diğer kanunlar tahtında çıkartılan Okul Servis Araçları Yönetmeliği’ne göre taşımacılık işinde iştiham edilecek çalışanların da affa uğramış ve yasal süreleri geçmiş olsa bile devlet güvenliğine karşı suçlar, yüz kızartıcı suçlar, cinsel dokunulmazlığa karşı suçlar gibi tek tek sayılan yönetmelik kapsamında mahkûm olmamaları şarttır.
Öte yandan bu türden özel nitelikte açık hükümler bulunmasa bile genel hükümler tahtında işçisine karşı gözetme borcu altındaki işverenin iş sözleşmesinin ifası için gerektiği ölçüde işçisinin kişisel verilerini işleme hakkına kapsamında adli sicil kaydını özlük dosyası kapsamında bulundurması gerekeceği de açıktır.
Kişinin ceza mahkumiyetine ilişkin bilgileri KVKK m. 6/1 uyarınca özel nitelikli kişisel veri niteliğini haiz olup yukarıda da açıklandığı üzere özel nitelikli kişisel veriler KVKK m. 6/3’te açıkça belirtilen şartların varlığı halinde işlenebilmektedir. Buna göre:
- İlgili kişinin açık rızasının varlığı,
- Özel nitelikli kişisel verinin işlenmesi kanunlarda açıkça öngörülmesi,
- Özel nitelikli kişisel verinin işlenmesi, fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin, kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,
- İlgili kişinin alenileştirdiği kişisel verilere ilişkin ve alenileştirme iradesine uygun olması,
- Özel nitelikli kişisel verinin işlenmesi bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması,
- Özel nitelikli kişisel verinin işlenmesi, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlarca, kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi ile sağlık hizmetlerinin planlanması, yönetimi ve finansmanı amacıyla gerekli olması,
- Söz konusu özel nitelikli kişisel verinin işlenmesi, istihdam, iş sağlığı ve güvenliği, sosyal güvenlik, sosyal hizmetler ve sosyal yardım alanlarındaki hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi için zorunlu olması,
- Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi siyasi, felsefi, dini veya sendikal amaçlarla kurulan vakıf, dernek ve diğer kâr amacı gütmeyen kuruluş ya da oluşumların, tâbi oldukları mevzuata ve amaçlarına uygun olmak, faaliyet alanlarıyla sınırlı olmak ve üçüncü kişilere açıklanmamak kaydıyla; mevcut veya eski üyelerine ve mensuplarına veyahut bu kuruluş ve oluşumlarla düzenli olarak temasta olan kişilere yönelik olması durumlarında özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi mümkündür.
İlgili işleme amaçları adli sicil kayıtları nezdinde ele alındığında, ilgili kişinin açık rızasının alınması dışında kalan istisnai işleme amaçlarının sürece uygun düşmeyeceği değerlendirildiğinden önerimiz, çalışanlardan birçok defa açık rıza alınarak işyerinde huzursuzluk yaratılmaması ve ölçülülük ilkesine aykırılık oluşmaması adına adli sicil kayıtlarının özlük dosyalarında saklanmamasıdır. Şirket içi politika geliştirilerek işe başlamadan önce çalışandan adli sicil kaydı istenerek çalışan kaydı getirdiğinde gözle kontrol edilmesi ardından kayıt çalışana geri verilebilecektir. Bu uygulamayı yılda bir defaya mahsus tekrarlayarak kayıtların güncel tutulması sağlanabilir. Açık rıza alınarak özlük dosyalarında tutulacaksa mümkünse alındıktan 6 ay sonra imha edilmesi, yönetim hakkı doğrultusunda aksi kanaatte olunursa çalışanın işten ayrılmasını takiben ilk periyodik imha döneminde anonim hale getirilmesi, çalışana iade edilmesi veya imha edilmesi faydalı olacaktır.
Adres Kaydı
İkamet adresi Türkiye’de adres kayıt sisteminde kayıtlı olunan yerdir. Kurumlar ve kişiler iş ve işlemlerinde adres bilgilerini esas alırlar. Kamu veya özel kurumlar iş verecekleri kişilerden “kimlik kartı” almanın yanında eğer nüfusta kayıtları yok ise beyan usulünde bu kişilerin kimlik ve adreslerini tespit ederek Nüfus Müdürlüklerine bildirmekle yükümlüdürler. İş Kanuna göre de işverenin işveren vekillerinin adreslerini bir ay içinde Bölge Müdürlüklerine bildirme zorunluluğu vardır. Yabancı istihdam eden işverenler yönünden ise çalışma izni ikamet izni sayılır.
İŞK 109. maddesinde işveren tarafından kanun kapsamında öngörülen tüm bildirimlerin yazılı olarak ve imza karşılığı yapılması, işçinin imzadan imtina etmesi halinde durumun tutanakla tespit edilmesi gerektiği hükme alınmış ve 7201 Sayılı Tebligat Kanunu hükümleri ise saklı tutulmuştur.
Özlük dosyasında işçinin adres kaydının bulunması aynı zamanda, ispat yükü üzerinde olan işverenin hukuki yükümlülüğünün yerine getirmesi ve hakkın korunması için gerekli olması nedeni ile meşru menfaatinedir.
Özlük dosyasında işçinin adres kaydının bulunması iş sözleşmesinin ifası kapsamında işçiye sağlanan sosyal menfaatlerin temini açısından da hem işçinin hem de işverenin hukuki menfaatinedir. Örneğin işyerinde personel servis hizmetinin sağlanıyor olması durumunda işçinin işyeri transferi ve geri transferi için kullanılacak güzergâh işçinin adresine göre belirlenecektir. Veyahut işyerinde yol yardımı sağlanıyor olması halinde yol ücreti de yine işçinin adresinin işyerine olan mesafesine göre belirleniyor olacaktır.
Disiplin Kayıtları
İŞK’de iş sözleşmesinde veya toplu iş sözleşmesinde hüküm bulunan hallerde işçiye disiplin yaptırımı olarak ücretten kesme cezası uygulanabileceği hüküm altına alınmıştır. İşçiye uygulanacak diğer disiplin yaptırımlarının tanımı, koşulları ve uygulama şekline dair açık hükümler yer almamakta ise de özellikle haklı nedenle ve geçerli nedenle feshe dair hüküm içerikleri disiplin kayıtlarının yasal dayanağını ifade etmektedir.
Bu kapsamda örneğin devamsızlık nedeni ile iş akdini feshetme hakkına sahip işveren işçinin devamsızlığını tutanak altına almak zorundadır. İşçinin devamsızlığı tek başına akdin haklı nedenle feshi için yeterli olmadığından işçisinin devamsızlık nedenini araştırmak zorunda olan işveren işçisinin savunmasını almak durumundadır. Eğer işçisinin devamsızlığı haklı fesih ağırlığında değilse dahi işçiye ödevlerini hatırlatmak ve onu uyarmakla yükümlüdür.
İşçisinin kendisine hatırlatıldığı halde ödevlerini yapmaması, iş güvenliğini tehlikeye düşürmesi, işverene otuz günlük ücretinden fazla zarar vermesi hallerinde haklı fesih imkanına sahip işveren, işçisine görevlerini hatırlattığına, işçisinin iş güvenliğini tehlikeye attığına, işçisinin kendisini zarara uğrattığına dair tutanakları tutmakla yükümlü olup tüm bu savunma, tutanak ve uyarılara dair kayıtların disiplin kayıtları olduğu tartışmasızdır.
Geçerli nedenle fesih halleri yönünden ise yine işçinin yeterliliğinden veya davranışlarından kaynaklı olarak fesih yapma imkanı olan işveren işçisini bu türden eylem ve davranışları söz konusu olduğunda, bunların nedeni araştırmak, işçisinin davranış veya yeterliliği yönünden iyileşme sağlaması için çeşitli tedbirler almak, onu uyarmakla yükümlü olup işveren açısında fesih imkanı ancak bu yollardan sonuç alınamaması, yani feshin son çare olması halinde mümkün kabul edilmiş olup bu konudaki tutanak, savunma, uyarı ve aksiyon kayıtlarının da disiplin kayıtları olduğu tartışmasızdır.
Yine işyeri uygulamaları (Personel Yönetmeliği; Disiplin Yönetmeliği vs), iş sözleşmesi veya toplu iş sözleşmesi kapsamında disiplin aksiyonları almak hakkına sahip işverenin bu türden uygulamalarının safhalarında tuttuğu her türlü belge ve tutanak da disiplin tutanağıdır. Tüm bu kayıtların aynı zamanda ispat yükü üzerinde olan işveren yönünden, işverenin hukuki yükümlülüklerini yerine getirmesi ve hakkın korunması için meşru menfaatine olduğu da açıktır.
Kaza Tutanakları
Genel itibari ile iş kazasını, işyerinde veya işin yürütümü nedeniyle meydana ve ölümle neticelenen veya işçiyi ruhen ya da bedenen engelli hâle getiren olay olarak tanımlamak mümkündür. İşveren iş kazası meydana geldiğinde bu kazayı kolluk kuvvetlerine derhal yetkili kamu otoritesine ise üç iş günü içinde bildirmekle yükümlüdür. İş kazası nedeni ile yetkili kurumlar, işçi veya işçi yakınları veya kazanın ilgili diğer bileşenleri tarafından açılabilecek davalarda işverenin ispat yükümlülüğünü yerine getirmesi için kaza tutanaklarının işyeri sicil dosyasında bulunmasının gerektiği açıktır.
Özgeçmiş ve Eğitim Kayıtları
İşverenin iş sözleşmesi akdetmek ve işçi istihdam etmekle ulaşmak istediği faydaya ulaşabilmesinin temel parametrelerden ilki işverenin işe uygun işçi istihdam etmesi olup işçinin işe uygunluğunu gösteren belgelerden ilki de işçinin kendisi tarafından hazırladığı özgeçmişi ve özgeçmiş içeriğinde yer alan eğitim kayıtlardır. Bu kayıtların işyeri sicil dosyasında yer almasının işverenin hukuki menfaatine olduğu hususu herkesçe bilinen ve ayrıca ispatı gerekmeyen hayatın olağan akışına uygun hususlar olduğu ise muhakkaktır.
Örneğin İŞK’nin birçok hükmüne göre işveren, istihdam türü ne olursa olsun işçisine iş sağlığı ve güvenliği eğitimi aldırmakla yükümlüdür. Mesleki eğitim zorunluluğu olan işlerde işveren bu eğitimleri aldırmak ve belgelendirmekle yükümlüdür.
5.SONUÇ
Özlük dosyası düzenleme yükümlülüklerinin yanına işverenlerin KVKK kapsamında sahip olduğu veri sorumlusu sıfatına istinaden eklenen kişisel verilerin işlenmesi ve korunmasına ilişkin birtakım yükümlülükleri doğmuştur.
Özlük dosyası muhteviyatı anlatılmaya çalışılırken başvurulan zorunlu ve gerekli belgeler ayrımı ile vurgulanmaya çalışılan özlük dosyasının kanunlara dayanılan kısmında herhangi bir sakınca bulunmamaktadır ve işverenin işçiyi aydınlatmasıyla yetinilebilecektir. Geriye kalan kısımda ise işçi ve işveren menfaatleri arasında bir denge testinin uygulanması, işçiden alınan ve işverenin ispat yükümlülüğüne hizmet edecek diğer belgelerin işçinin temel hak ve özgürlüklerine dokunmuyor olması halinde talep edilmesi mümkün kılınmalıdır.
Bunun yanında gerekli belgeler kısmında sayılan hususların yalnızca “gerektiği halde” talep edilmesi önem arz etmektedir. Veri minimizasyonu olarak isimlendirilen yalnızca gerektiği kadar veriyle sürecin yürütülmesi prensibinin yalnızca özlük dosyası ve/veya insan kaynakları süreçlerinde değil, şirketin tüm faaliyet ve organizasyonlarında benimsenmesi gerekmektedir.
Bir örnekle somutlaştırmak gerekirse, kişinin görev tanımlarında araç kullanması gerekmiyorsa veya şirket politikası olarak yan hak sağlamak amacıyla araç tahsis edilmiyorsa sürücü belgesi talep edilmemesi veri minimizasyonu prensibine uygun bir davranış teşkil edecektir.
Ayrıca işe alım prosedürü ve özlük dosyası oluşturma gibi hususların prosedürel anlamda yeknesak hale getirilmesi, farklı kişilere ayrık muamele yapılmamasını ve ayrımcılık yasağına aykırılık riskini bertaraf etmeyi sağlayacağından önem arz etmektedir.
Son olarak; işbu çalışmada yer verilen bütün özlük dosyası muhteviyatı; içeriği itibarıyla işçinin hem genel-şahsi-özlük niteliğinde hem de özel-şahsi-sağlık bilgisi niteliğinde bilgi, belge ve kayıtları içermekte olup hepsi birden “özlük” kapsamı altında sıralanmıştır.
Belirtmek gerekir ki sağlık bilgileri KVKK kapsamında özel nitelikli kişisel veri kategorisinde olup erişim yetkilendirmesi kapsamında yetkisiz kişilerce erişimi engellenmesi gereken veri kategorisindendir. Bu kapsamda işçinin sağlık niteliğinde bütün bilgi, belge ve kayıtlarının harici bir sağlık dosyası altında muhafaza edilmesi ve ilgili süreçlerin şirkette mevcut olması halinde işyeri hekimi tarafından yürütülmesi KVKK kapsamındaki riski tamamıyla bertaraf edecek kadar minimize edecek olan bir aksiyondur.
İşbu çalışmada yer alan tavsiyeler özlük-sağlık dosyası ayrımı dikkate alınmadan genel dosyalama sistematiğinde risk arz edebilecek unsurları ve olması gereken ideali konu alan bir bakış açısıyla kaleme alınmıştır.
