Personalakte und deren Inhalt im Rahmen des KVKK

PERSONENBEZOGENE DATENSCHUTZGESETZ IM RAHMEN DER PERSONENAKTE UND IHREM INHALT

1. EINLEITUNG

Gemäß den grundlegenden arbeitsrechtlichen Normen ist der Arbeitgeber sowohl aufgrund der Beweislast als auch aufgrund der ausdrücklichen Bestimmungen der Gesetzgebung verpflichtet, eine Personalakte (Arbeitsplatzakte) anzulegen. Bei der Erfüllung dieser Verpflichtung wird vom Arbeitgeber erwartet, dass er sich an die verfassungsmäßigen Rechte und Freiheiten sowie an das Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten („KVKK”) und andere gesetzliche Bestimmungen hält, d. h. dass er die Pflicht zur Erstellung einer Personalakte in Übereinstimmung mit der Verfassung und den Datenschutzbestimmungen erfüllt.

Tatsächlich wurde im Arbeitsgesetz Nr. 1475 unter der Überschrift „Arbeitnehmerlisten” und im Arbeitsgesetz Nr. 4857 („İŞK”) die Überschrift in „Personalakte des Arbeitnehmers” geändert und der Umfang neben den Identitätsdaten auch gemäß den Bestimmungen, die als Dokumente und Aufzeichnungen gemäß verschiedenen Gesetzen zu erstellen sind, verpflichtet. Für Arbeitgeber, die dagegen verstoßen, ist eine Geldstrafe vorgesehen.

Das Arbeitsgesetz enthält keine genaue Bestimmung über den Inhalt der Personalakte. Das Fehlen einer Bestimmung im Arbeitsgesetz bedeutet jedoch nicht, dass der Inhalt der Personalakte frei gestaltet werden kann. Die Dokumente und Inhalte, die in der Personalakte enthalten sein müssen, variieren je nach den geltenden Rechtsvorschriften. Das Fehlen einer Liste der Dokumente und Aufzeichnungen, die in der Personalakte enthalten sein müssen, und die fehlende Abgrenzung des Inhalts der Personalakte werden in der Rechtslehre als erheblicher Mangel angesehen, obwohl die Festlegung von Grenzen hinsichtlich der verschiedenen Arbeitsbereiche und -anforderungen von Vorteil ist. , dass das Fehlen einer Liste der in der Personalakte aufzubewahrenden Dokumente und Aufzeichnungen sowie die Nichtfestlegung der Grenzen des Inhalts der Personalakte in der Rechtslehre als bedeutender Mangel angesehen werden, kann es jedoch aufgrund der unterschiedlichen Arbeitsbereiche und Anforderungen eher schädlich als nützlich sein, Grenzen festzulegen, sodass es von Vorteil sein kann, dass in den einschlägigen Rechtsvorschriften die Grenzen dieser Akten nicht festgelegt sind.

Die Personalakte eines Arbeitnehmers ist eine vom Arbeitgeber erstellte Sammlung von Informationen, Dokumenten und Aufzeichnungen über das Arbeitsleben des Arbeitnehmers, die für das aktuelle Arbeitsverhältnis erforderlich sind und nicht für andere Zwecke außerhalb des Arbeitsverhältnisses verwendet werden.

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, alle von ihm zu erstellenden Unterlagen und Aufzeichnungen aufzubewahren und die Informationen, Unterlagen und Aufzeichnungen auf Verlangen den zuständigen Beamten und Behörden vorzulegen. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die über den Arbeitnehmer gewonnenen Informationen in Übereinstimmung mit den Grundsätzen der Redlichkeit und den gesetzlichen Bestimmungen zu verwenden und Informationen, deren Geheimhaltung im berechtigten Interesse des Arbeitnehmers liegt, nicht offenzulegen.

In einer negativen Situation oder bei einer Streitigkeit zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber kann der Arbeitgeber seiner Beweispflicht nachkommen, indem er die Personalakte des Arbeitnehmers korrekt und aktuell führt. Wenn die aufgezeichneten Protokolle, Gesundheitsberichte und Verteidigungen des Arbeitnehmers in dieser Akte vorschriftsmäßig und aktuell geführt werden, ist die Personalakte die grundlegendste Quelle zur Erfüllung der Beweispflicht.

Der Arbeitgeber muss die gemäß dem Arbeitsgesetz und anderen Gesetzen vorgeschriebenen Unterlagen stets bereithalten und auf dem neuesten Stand halten. Wenn bei Kontrollen festgestellt wird, dass Unterlagen und Aufzeichnungen, die gemäß dem Arbeitsgesetz und anderen Vorschriften in der Personalakte des Arbeitnehmers vorhanden sein müssen, fehlen oder nicht auf dem neuesten Stand sind, werden administrative, strafrechtliche oder rechtliche Sanktionen verhängt.

Es gibt keine eindeutige Regelung dazu, ob Personalakten in elektronischer Form aufbewahrt werden dürfen. Es gibt keine Vorgaben dazu, ob Personalakten in elektronischer oder physischer Form aufbewahrt werden müssen. Allerdings müssen die in elektronischer Form aufbewahrten Personalakten aufgrund der Art der darin enthaltenen Informationen mit sehr strengen Sicherheitsmaßnahmen vor Datendiebstahl geschützt werden.

Aufgrund der Verpflichtung zur Unterschrift mit nasser Unterschrift besteht die Gefahr, dass die durch Scannen in ein Computerumfeld übertragenen Dokumente, da es sich um Fotokopien handelt, bei Prüfungen durch die Aufsichtsbehörden oder bei Streitigkeiten zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern im Falle einer Anfechtung keine rechtliche Gültigkeit haben. Da Vorgänge wie die Überprüfung von Unterschriften anhand von Fotokopien nicht möglich sind, ist die Aufbewahrung des Originals des Dokuments zwingend erforderlich. Daher ist es wichtig, dass die Personalakten in physischer Form aufbewahrt werden.

Die in der Akte enthaltenen Dokumente und Aufzeichnungen werden in diesem Dokument in zwei Kategorien unterteilt:

Obligatorische Dokumente und erforderliche Dokumente. Obligatorische Dokumente sind Dokumente, die in den Bestimmungen des Arbeitsgesetzes und anderen Gesetzen aufgeführt sind, während erforderliche Dokumente Dokumente sind, die der Arbeitgeber aufbewahren muss, um seiner Beweispflicht im Falle von Streitigkeiten zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber nachzukommen.

2. PERSONALAKTE

Die Personalakte eines Arbeitnehmers kann als „Akte mit Informationen und Unterlagen über den beruflichen Status des Arbeitnehmers, die in gesetzlicher Form und unter gesetzlichen Bedingungen festgelegt sind und sich auf den Arbeitsantritt, die Arbeit, die Beförderung und die Beendigung des Arbeitsverhältnisses beziehen” definiert werden. Der Arbeitgeber muss bei der Führung der Personalakte die unten aufgeführten bestimmten Verpflichtungen erfüllen.

Aufbewahrungspflicht

Aus dem zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer bestehenden Arbeitsverhältnis ergeben sich gegenseitige Pflichten und Verpflichtungen der Parteien. Eine der Pflichten des Arbeitgebers ist die Führung der Personalakte des Arbeitnehmers. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Dokumente, die er gemäß dem Arbeitsgesetz und anderen Rechtsvorschriften führen muss und die er dem Arbeitnehmer zu Beweiszwecken aushändigt, in der Personalakte aufzubewahren. Bei Begründung des Arbeitsverhältnisses muss der Arbeitgeber alle Unterlagen, die in die Personalakte des Arbeitnehmers aufgenommen werden sollen, einzeln erstellen und in dieser Akte aufbewahren.

Die Dauer der Aufbewahrung der Personalakte ist in der Arbeitsgesetzgebung nicht geregelt. Die Personalakte muss auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses weiter aufbewahrt werden. Um die Aufbewahrung der Personalakte zu erörtern, muss der Begriff der Verjährung untersucht werden.

Gemäß Artikel 86 des Gesetzes Nr. 5510 über Sozialversicherung und allgemeine Krankenversicherung („Gesetz Nr. 5510“) „müssen Arbeitgeber und Betriebsinhaber die Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen des Betriebs ab dem Beginn des auf das betreffende Jahr folgenden Jahres zehn Jahre lang aufbewahren … aufbewahren und auf Verlangen der mit der Überwachung und Kontrolle beauftragten Beamten der Behörde innerhalb von fünfzehn Tagen vorlegen.” Damit ist eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren vorgesehen.

Andererseits beträgt gemäß dem letzten Absatz von Artikel 32 des Arbeitsgesetzes „die Verjährungsfrist für Lohnforderungen fünf Jahre”. Lohnforderungen verjähren nach fünf Jahren. Mit Lohn sind die Sach- und Geldleistungen gemeint, die der Arbeitnehmer zu erhalten hat. Alle Entschädigungsansprüche des Arbeitnehmers, die nicht als Lohn gelten, wie Kündigungsentschädigungen, Abfindungen, Entschädigungen aufgrund von Arbeitsunfällen, unterliegen derzeit einer Verjährungsfrist von fünf Jahren, während für Arbeitnehmer, deren Arbeitsvertrag vor dem 25.10.2017 beendet wurde, die allgemeine Verjährungsfrist von zehn Jahren gemäß Artikel 125 des Schuldrechtsgesetzes („BK“) gilt. . In diesem Zusammenhang kann auch die allgemeine Verjährungsfrist für Personalakten berücksichtigt werden, die zur Feststellung der genannten Arbeitnehmerforderungen herangezogen werden können.

In diesem Zusammenhang kann gesagt werden, dass es angemessen ist, den gesamten Inhalt der Personalakten ab dem Beginn des Jahres, das auf das Ende des Arbeitsverhältnisses folgt, für einen Zeitraum von 10 Jahren aufzubewahren.

Vorlagepflicht

Da die von den Aufsichts- und Regulierungsbehörden im Arbeitsleben festgelegten Regeln nicht ausreichen, um ein ausreichendes Maß an Ordnung zu gewährleisten, ist es erforderlich, dass die Einhaltung der Rechtsvorschriften in bestimmten Zeitabständen von staatlich beauftragten Beamten überprüft wird. Der Staat nimmt diese Kontrollaufgabe über die dem Ministerium für Arbeit und Soziales unterstellten Arbeitsinspektoren wahr. Der Arbeitgeber ist nicht nur verpflichtet, die Personalakten der Arbeitnehmer aufzubewahren, sondern auch, diese bei Kontrollen und Inspektionen den für die Kontrolle des Arbeitslebens zuständigen oder von einem Gericht oder Richter beauftragten Personen vorzulegen.

Rechtmäßige Nutzung

Wenn man vom Begriff der rechtmäßigen Nutzung spricht, denkt man zunächst an den Schutz der Persönlichkeit, der Ehre und der Würde der Arbeitnehmer aufgrund der von ihnen am Arbeitsplatz angegebenen persönlichen Daten. Der Arbeitgeber ist aufgrund seiner Fürsorgepflicht verpflichtet, die Persönlichkeit des Arbeitnehmers zu schützen, sein Leben, seine Gesundheit, seine körperliche und geistige Unversehrtheit, seine Ehre und Würde, sein persönliches und berufliches Ansehen, sein Privatleben, seine moralischen Werte, seine Freiheit im Allgemeinen, seine Meinungsfreiheit und seine Vereinigungsfreiheit zu schützen.

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die über den Arbeitnehmer gewonnenen Informationen gemäß den Regeln der Ehrlichkeit und im Einklang mit dem Gesetz zu verwenden und Informationen, deren Geheimhaltung im berechtigten Interesse des Arbeitnehmers liegt, nicht weiterzugeben. Allerdings enthält das Arbeitsgesetzbuch keine Bestimmung, die bei einem Verstoß gegen diese Verpflichtung Sanktionen gegen den Arbeitgeber vorsieht.

Die Erhebung, Speicherung und Nichtweitergabe von Daten über Arbeitnehmer, die Befragung von Arbeitnehmern, die Durchführung von Gesundheitstests (Alkohol, Drogen, HIV, Genetik usw.), psychologische Tests, Überwachung und Beobachtung der Arbeitnehmer, Durchsuchung ihrer Vorgesetzten und ihrer Sachen, Eingriffe in ihren Lebensstil innerhalb und außerhalb des Arbeitsplatzes usw. In diesen Bereichen muss der Arbeitgeber die Persönlichkeit und das Privatleben des Arbeitnehmers respektieren und darf solche Maßnahmen nur im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten ergreifen.

Für die rechtmäßige Verwendung gibt es im Arbeitsgesetzbuch zwei Arten der rechtmäßigen Nutzung festgelegt. Die erste besteht darin, dass der Arbeitgeber die von ihm angelegte Akte nur befugten Beamten vorlegt, die zweite darin, dass die Unterlagen durch eine gerichtliche oder richterliche Entscheidung geprüft werden. Darüber hinaus ist der Arbeitgeber berechtigt, die Unterlagen und Aufzeichnungen in der Personalakte des Arbeitnehmers innerhalb der durch das allgemeine Recht festgelegten Grenzen und unter Einhaltung der Grundsätze der Redlichkeit zu verwenden.

Beispielsweise hat ein Arbeitnehmer, der als ehemaliger Strafgefangener beschäftigt ist, ein berechtigtes Interesse daran, dass seine Strafregistereinträge aus dem Strafregister gelöscht werden und in den ihn betreffenden Unterlagen kein Hinweis auf seine frühere Verurteilung enthalten ist. Es kann argumentiert werden, dass der Arbeitnehmer ein berechtigtes Interesse daran hat, dass seine Gesundheitsdaten, sofern diese nicht für die Ausübung seiner Tätigkeit erforderlich sind, seine Familienstandsdaten und sein Alter, sofern er dies nicht wünscht, Informationen über die Art der Krankheit, die ihn an der Ausübung seiner Tätigkeit hindert, sowie Informationen über sein Einkommen und seine wirtschaftliche Situation vertraulich behandelt werden. Es besteht zweifellos auch ein berechtigtes Interesse des Arbeitnehmers daran, dass seine Wohnsitzdaten vertraulich behandelt werden.

Natürlich können je nach konkretem Fall viele andere Informationen als die oben genannten als vertraulich behandelt werden, wenn festgestellt wird, dass der Arbeitnehmer ein berechtigtes Interesse daran hat. Der Arbeitgeber muss die in der Personalakte des Arbeitnehmers enthaltenen Unterlagen im Rahmen der Regeln der Redlichkeit offenlegen, wenn er ein berechtigtes Interesse daran hat, wobei das berechtigte Interesse des Arbeitnehmers nicht außer Acht gelassen werden darf.

Richtige Information

Nicht nur der Arbeitgeber, sondern auch der Arbeitnehmer ist gemäß Artikel 2 des türkischen Zivilgesetzbuches verpflichtet, nach dem „Grundsatz der Ehrlichkeit” zu handeln. IŞK m. 25/ II-a: Wenn der Arbeitnehmer bei Abschluss des Arbeitsvertrags behauptet, dass er die erforderlichen Qualifikationen oder Voraussetzungen für einen wesentlichen Punkt dieses Vertrags besitzt, obwohl dies nicht der Fall ist, oder wenn er unwahre Angaben macht oder Äußerungen tätigt, um den Arbeitgeber zu täuschen, kann der Arbeitgeber den Arbeitsvertrag unabhängig von seiner Laufzeit vor Ablauf der Vertragslaufzeit oder ohne Einhaltung der Kündigungsfrist kündigen.

Einem Arbeitnehmer, dessen Arbeitsvertrag aus irgendeinem Grund beendet wurde und der sein Arbeitsverhältnis beendet hat, kann bei Beendigung seines Arbeitsverhältnisses eine Arbeitsbescheinigung ausgestellt werden. Wenn der neue Arbeitgeber, der den Arbeitnehmer auf der Grundlage eines nicht korrekten Dokuments eingestellt hat, einen Schaden erleidet, kann er vom ehemaligen Arbeitgeber Schadenersatz verlangen, ebenso wie der geschädigte Arbeitnehmer vom ehemaligen Arbeitgeber Schadenersatz verlangen kann. In diesem Fall müssen Arbeitgeber das Arbeitszeugnis, das sie dem Arbeitnehmer ausstellen müssen, objektiv und korrekt erstellen.

Erfüllung der Beweispflicht (Beweiskraft)

Wenn die vom Arbeitgeber im Namen des Arbeitnehmers geführte Personalakte vollständig geführt wird, hat sie im Falle eines Streits zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber Beweiskraft. Wird die vom Arbeitnehmer als Beweis herangezogene Personalakte nicht vor Gericht vorgelegt, wird zugunsten des Arbeitnehmers entschieden und die Beweislast hinsichtlich der Behauptungen des Arbeitnehmers erleichtert. beispielsweise bei Überstundenansprüchen, bei denen aufgrund von Zeugenaussagen, die als schwache und unzulängliche Beweise eingestuft werden, unzutreffende Forderungen geltend gemacht werden. Im Gegensatz dazu können Probleme zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber objektiver gelöst werden, wenn die Personalakte vollständig ist und die Unterlagen und Aufzeichnungen lückenlos geführt werden.

Aktualisierung

Die bei der Einstellung vom Arbeitnehmer erhobenen Daten dürfen nicht unverändert bleiben. Die Pflicht zur Aktenführung kann nicht allein durch die Erstellung der Akte und das Hinzufügen von Dokumenten erfüllt werden; die Daten müssen ständig aktualisiert und Änderungswünsche des Arbeitnehmers geprüft werden. Das Recht auf Änderungsanträge umfasst eine Reihe von Situationen, darunter die Berücksichtigung veränderter persönlicher und beruflicher Informationen des Arbeitnehmers in seiner Personalakte, die Aktualisierung der Informationen in der Personalakte und die Einlegung von Widerspruch gegen Dokumente, die zu Lasten des Arbeitnehmers erstellt wurden, zusammen mit der entsprechenden Begründung.

3. BEDINGUNGEN UND UMFANG DER FÜHRUNG VON PERSONALAKTEN

Obligatorische Dokumente Es handelt sich um Dokumente, deren Erstellung gemäß dem Arbeitsgesetz und anderen Gesetzen vorgeschrieben ist und die im Gesetz selbst aufgeführt sind. Die Aufbewahrung von Dokumenten, die nicht im Arbeitsgesetz und anderen Gesetzen vorgesehen sind, ist nicht obligatorisch. GNotwendige Dokumente sind Dokumente, die im Rahmen der gesetzlichen Verpflichtungen und Pflichten des Arbeitgebers sowie der aus dem Arbeitsvertrag resultierenden Pflichten insbesondere für die gesetzeskonforme, effiziente und ordnungsgemäße Verwaltung der Arbeit, die gesetzeskonforme Organisation der Arbeit, die Umsetzung von Maßnahmen zur Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz, die Erfüllung der Beweispflicht oder der Nachweispflicht in Kontroll- oder Streitfällen.

Abgesehen von den Unterlagen, die gemäß dem Arbeitsgesetz und anderen Rechtsvorschriften erforderlich sind, sollten insbesondere sensible Informationen über das Privatleben, die familiäre Situation, persönliche Eigenschaften, die Gesundheit und ähnliche Aspekte des Arbeitnehmers nicht in der Akte enthalten sein. Alle Aufzeichnungen müssen sich auf das Arbeitsverhältnis zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber beziehen. Die Personalakte des Arbeitnehmers sollte nur die Unterlagen enthalten, die für die Arbeit des Arbeitnehmers am Arbeitsplatz erforderlich sind. Alkohol-, Persönlichkeits-, psychologische, gesundheitliche, genetische und ähnliche Tests, die vom Arbeitgeber an Arbeitnehmern durchgeführt werden, sollten, auch wenn sie nicht rechtswidrig sind, nicht ohne besonderen Grund durchgeführt werden, und die entsprechenden Berichte sollten nicht in der Personalakte des Arbeitnehmers enthalten sein.

Der Arbeitgeber kann im Rahmen seines Verwaltungsrechts Entscheidungen treffen und umsetzen, um den Umfang der Personalakte festzulegen. Verstöße gegen die diesbezüglichen Entscheidungen des Arbeitgebers können als Verletzung der Gehorsamspflicht des Arbeitnehmers gewertet werden.

Der Arbeitgeber muss insbesondere Dokumente zur Arbeitsplatzsicherheit sowie Protokolle, Aufzeichnungen, Berichte und Mitteilungen über die am Arbeitsplatz beschäftigten Arbeitnehmer in der Akte aufbewahren. Die kontinuierliche Aktualisierung und ordnungsgemäße Aufbewahrung dieser Dokumente ist für die Durchführung von Untersuchungen und Nachverfolgungen in Bezug auf den Arbeitnehmer von Bedeutung.

Das grundlegende Kriterium für die Unterscheidung zwischen obligatorischen und erforderlichen Dokumenten kann wie folgt festgelegt werden: Obligatorische Dokumente basieren direkt auf gesetzlichen Bestimmungen, während erforderliche Dokumente indirekt den Charakter von Rechtsvorschriften haben.

Gemäß den gesetzlichen Bestimmungen müssen die Dokumente, aus denen sich der Inhalt der Personalakte des Arbeitnehmers zusammensetzt, dem Arbeitnehmer gegen Unterschrift ausgehändigt werden. Wenn der Arbeitnehmer die ihm zugestellte Mitteilung trotz Zustellung nicht unterzeichnet, wird gemäß § 109 des Arbeitsgesetzbuches ein Protokoll von mindestens zwei Personen erstellt. Das Protokoll muss den Inhalt der Mitteilung und die Tatsache enthalten, dass der Arbeitnehmer die Unterzeichnung verweigert hat. Alle Mitteilungen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer müssen in der Personalakte in Kopie enthalten sein.

3.1.Erforderliche Unterlagen

3.1.1.Unterlagen, die in der Personalakte zum Arbeitsvertrag aufzubewahren sind

Gemäß der Bestimmung in Artikel 75 des Arbeitsgesetzes (İŞK) über die Führung von Personalakten müssen die Identitätsdaten des Arbeitnehmers in der Personalakte enthalten sein, da es sich gemäß diesem Artikel um ein gesetzlich vorgeschriebenes Dokument handelt. Dokumente, die als Identitätsnachweis dienen, sind in diesem Zusammenhang zu berücksichtigen. Dazu gehören beispielsweise eine Kopie des Personalausweises, ein Passfoto usw.

Der Arbeitsvertrag ist ein Vertrag, der persönliche Beziehungen zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber begründet und gegenseitige und dauerhafte Verpflichtungen begründet. Er schafft ein Vertrauensverhältnis zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber, das nicht gestört werden darf. Daher entstehen im Arbeitsvertrag neben den Arbeits- und Lohnverpflichtungen auch Verpflichtungen wie Loyalität und Gehorsam seitens des Arbeitnehmers sowie Aufsicht und Gleichbehandlung seitens des Arbeitgebers.

Im Arbeitsgesetz (İŞK) gibt es Unterschiede zwischen einem befristeten und einem unbefristeten Arbeitsvertrag, sowohl hinsichtlich der Form des Vertrags als auch hinsichtlich der anzuwendenden Bestimmungen und der Beendigung des Vertrags. In schriftlichen Arbeitsverträgen müssen folgende Angaben enthalten sein: die Identität der Parteien, die auszuführende Arbeit, das Gehalt des Arbeitnehmers, die Laufzeit des Vertrags und die Unterschriften der Parteien.

3.1.2. Dokumente, die in Bezug auf die Arbeitsbedingungen in der Personalakte aufzubewahren sind

In Bezug auf die Arbeitsbedingungen müssen in der Personalakte vor allem die Genehmigungsurkunde, die ausländische Arbeitnehmer für die Aufnahme einer Beschäftigung benötigen, die vom Arbeitnehmer vorgelegten Genehmigungsurkunden für die Arbeit an nationalen Feiertagen und allgemeinen Feiertagen, sofern dies nicht im Vertrag geregelt ist, die Kontrolluntersuchungsberichte, die in bestimmten Abständen für Arbeitnehmer und Kinder, die für schwere und gefährliche Arbeiten eingesetzt werden sollen, vorgelegt werden müssen und die bestätigen, dass keine Hindernisse für die Fortsetzung der Arbeit bestehen, sowie die (die das 16. Lebensjahr vollendet, aber noch nicht das 18. Lebensjahr erreicht haben) vor der Einstellung erforderliche ärztliche Atteste enthalten.

Arbeitserlaubnis – Ausländische Arbeitnehmer, die eine Arbeitserlaubnis erhalten haben, müssen nach Erhalt ihrer Aufenthaltsgenehmigung eine Kopie dieser Dokumente ihrem Arbeitgeber vorlegen. Die Einhaltung der gesetzlichen Verpflichtungen von Ausländern und Arbeitgebern wird von den Arbeitsinspektoren des Ministeriums und den Versicherungsinspektoren der Sozialversicherungsanstalt überwacht.

Genehmigungsformular für Überstunden – Für die Verrichtung von Überstunden ist die schriftliche Zustimmung des Arbeitnehmers erforderlich, ohne die der Arbeitnehmer keine Überstunden leisten darf (İŞK 41/7). In Artikel 9 der Verordnung über Überstunden und Mehrarbeit im Rahmen des Arbeitsgesetzes heißt es: „Für die Verrichtung von Überstunden und Mehrarbeit ist die schriftliche Zustimmung des Arbeitnehmers erforderlich. Bei Überstunden und Mehrarbeit, die aus zwingenden Gründen oder in Ausnahmefällen geleistet werden, ist diese Zustimmung nicht erforderlich. Die Zustimmung wird vom Arbeitgeber, der Überstunden benötigt, bei Abschluss des Arbeitsvertrags oder bei Entstehen des Bedarfs eingeholt und in der Personalakte des Arbeitnehmers aufbewahrt.“ Aus diesem Grund muss die schriftliche Zustimmung des Arbeitnehmers zu Überstunden eingeholt und in seiner Personalakte aufbewahrt werden. In der Entscheidung des 9. HD des Yargıtay vom 05.04.2021, Nr. 2021/3306 E und 2021/7614 K, heißt es: „Zunächst muss der beklagte Arbeitgeber den Arbeitsvertrag vorlegen und es muss festgestellt werden, ob der Vertrag eine Bestimmung enthält, wonach 270 Stunden im Lohn enthalten sind. Enthält der Vertrag eine Bestimmung, wonach 270 Stunden im Lohn enthalten sind, so ist davon auszugehen, dass die Überstundenvergütung für die 270 Stunden, die der Kläger jährlich arbeitet, im Lohn enthalten ist, und für die über 270 Stunden hinausgehenden Stunden ist eine Überstundenvergütung zu gewähren angenommen werden. Wie aus dieser Entscheidung hervorgeht, ist die im Arbeitsvertrag enthaltene Überstundenvereinbarung gültig.

Fälle, in denen der Vertrag keine Regelung enthält Arbeitsgenehmigungen für nationale Feiertage und allgemeine Feiertage – Wenn es im Vertrag nicht festgelegt ist oder die Zustimmung des Arbeitnehmers nicht vorliegt, kann der Arbeitgeber die Arbeitnehmer nicht zwingen, an Feiertagen und Neujahr zu arbeiten, und sie nicht ohne triftigen Grund ohne Entschädigung oder mit Entschädigung aus triftigem Grund entlassen.

Nach der Einstellung und Aufnahme der Arbeit muss diese mindestens alle sechs Monate bis zum Erreichen des 18. Lebensjahres erneut eingeholt werden. Diese Berichte, die sowohl bei der Einstellung als auch während der Dauer des Arbeitsverhältnisses erstellt werden, müssen am Arbeitsplatz aufbewahrt und geschützt werden und den zuständigen Beamten auf Verlangen vorgelegt werden.

3.1.3. Nach Vertragsabschluss in der Personalakte aufzubewahrende Unterlagen

Ärztliche Bescheinigung, die erforderlich ist, wenn Schwangere vor der Geburt arbeiten (İŞK m. 74/1) – Die Dauer, in der es weiblichen Arbeitnehmerinnen vor der Geburt verboten ist zu arbeiten, beträgt bei einer Einlingsschwangerschaft 8 Wochen und bei einer Mehrlingsschwangerschaft 10 Wochen. Wenn einige Frauen aufgrund ihrer körperlichen Verfassung und der Art ihrer Arbeit nicht übermäßig von der Schwangerschaft beeinträchtigt sind, können sie mit einem ärztlichen Attest bis 3 Wochen vor der Geburt weiterarbeiten.

Ärztliches Attest, aus dem hervorgeht, dass eine Verlängerung des Mutterschaftsurlaubs vor und nach der Geburt erforderlich ist (İŞK m. 74/2) – Die Frauen vor und nach der Geburt gewährten Zeiträume sind Mindestzeiträume. Je nach Gesundheitszustand und Art der ausgeübten Tätigkeit kann die Dauer des Mutterschaftsurlaubs durch ein ärztliches Attest verlängert werden. Der 16-wöchige Mutterschaftsurlaub kann nicht gekürzt werden.

Urlaubsnachweis mit Angabe des Jahresurlaubs und Unterschrift des Arbeitnehmers (İŞK m. 56/4) – Gemäß Artikel 50 der Verfassung „Erholung ist ein Recht der Arbeitnehmer.“ Erholung ist sowohl für den körperlichen Schutz des Arbeitnehmers als auch für die Leistungsfähigkeit des Arbeitnehmers nach der Erholung erforderlich. Das Recht auf Erholung kann als eine jährliche Erholungsmöglichkeit definiert werden, die einem Arbeitnehmer, der nach einer bestimmten Wartezeit erschöpft ist und noch arbeitsfähig ist, in aufeinanderfolgenden und grundsätzlich ununterbrochenen Zeiträumen als bezahlter Urlaub gewährt wird. Gemäß Artikel 21 der Verordnung über den bezahlten Jahresurlaub ist der Arbeitgeber oder sein Vertreter verpflichtet, jedem Arbeitnehmer, der seinen bezahlten Jahresurlaub in Anspruch nimmt, vor Beginn des Urlaubs die für den Urlaubszeitraum fällige Vergütung sowie andere in diesem Zeitraum fällige Vergütungen und vergütungsähnliche Ansprüche im Voraus oder als Vorschuss auszuzahlen. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, ein jährliches Urlaubsregister zu führen, aus dem der Urlaubsstatus der Arbeitnehmer hervorgeht. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Unterlagen über die zu zahlenden Löhne zu erstellen und aufzubewahren. Der Arbeitgeber muss das Dokument, aus dem der Jahresurlaub hervorgeht, sowie zusätzlich das Dokument, aus dem die dem Arbeitnehmer gezahlten Jahresurlaubsvergütungen hervorgehen, in der Personalakte des Arbeitnehmers aufbewahren.

Muster der „Lohnabrechnung”, die jeden Monat ausgestellt werden muss und die Unterschrift des Arbeitnehmers trägt (İŞK m. 37) – Auf der dem Arbeitnehmer ausgehändigten Lohnabrechnung müssen der Tag der Lohnzahlung und alle zum Grundlohn hinzukommenden Beträge für Überstunden, Wochenendarbeit, Feiertage und allgemeine Feiertage sowie alle Arten von Abzügen wie Steuern, Versicherungsbeiträge, Vorschussabzüge, Unterhaltszahlungen und Vollstreckungen separat ausgewiesen werden. Die Lohnabrechnung, die den vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer gezahlten Lohn ausweist und die Unterschrift des Arbeitnehmers oder das besondere Zeichen des Arbeitgebers trägt, muss in der Personalakte aufbewahrt werden. Die Unterzeichnung der entsprechenden Lohnabrechnungen durch die Arbeitnehmer ist auch im Falle eines möglichen Rechtsstreits von großer Bedeutung, um die Beweispflicht zu erfüllen.

Schriftliche Mitteilungen über wesentliche Änderungen der Arbeitsbedingungen und die Kündigung des Arbeitsvertrags – Artikel 22 des Arbeitsgesetzes sieht vor, dass bei Vorliegen eindeutig nachweisbarer negativer Umstände anstelle einer direkten Kündigung des Arbeitsvertrags bestimmte Änderungen der Arbeitsbedingungen vorgenommen werden, um das Arbeitsverhältnis fortzusetzen.

„Der Arbeitgeber kann eine wesentliche Änderung der Arbeitsbedingungen, die sich aus dem Arbeitsvertrag oder den dem Arbeitsvertrag beigefügten Personalvorschriften und ähnlichen Quellen oder der Praxis am Arbeitsplatz ergeben, nur vornehmen, wenn er den Arbeitnehmer schriftlich darüber informiert. Änderungen, die nicht in dieser Form vorgenommen und vom Arbeitnehmer nicht innerhalb von sechs Arbeitstagen schriftlich akzeptiert werden, sind für den Arbeitnehmer nicht bindend. Nimmt der Arbeitnehmer den Änderungsvorschlag innerhalb dieser Frist nicht an, kann der Arbeitgeber den Arbeitsvertrag unter Einhaltung der Kündigungsfrist kündigen, indem er schriftlich erklärt, dass die Änderung auf einem triftigen Grund beruht oder dass ein anderer triftiger Grund für die Kündigung vorliegt. In diesem Fall kann der Arbeitnehmer gemäß den Bestimmungen der Artikel 17 bis 21 Klage erheben.“

Die schriftliche Mitteilung über das Vorliegen eines triftigen Kündigungsgrundes und die schriftliche Erklärung über die Nichtannahme des Vorschlags für eine wesentliche Änderung werden in der Personalakte aufbewahrt.

3.1.4. Dokumente, die in der Personalakte in Bezug auf die Sozialversicherung aufbewahrt werden müssen

Eine Kopie des Arbeitszeugnisses, das dem Arbeitnehmer bei Beendigung des Arbeitsvertrags ausgehändigt werden muss, sowie eine vom Arbeitnehmer unterzeichnete Bescheinigung, aus der hervorgeht, dass das Zeugnis dem Arbeitnehmer ausgehändigt wurde – gemäß Artikel 28 des Arbeitsgesetzes „Arbeitszeugnis: Dem ausscheidenden Arbeitnehmer wird vom Arbeitgeber ein Zeugnis ausgestellt, aus dem die Art und Dauer seiner Tätigkeit hervorgeht. Ein Arbeitnehmer, der durch die nicht fristgerechte Aushändigung des Dokuments oder durch unrichtige Angaben in diesem Dokument Schaden erleidet, oder der neue Arbeitgeber, der den Arbeitnehmer einstellt, kann vom früheren Arbeitgeber Schadenersatz verlangen. Diese Dokumente sind von jeglicher Gebühr und Abgabe befreit.”

Es gibt keine gesetzliche Regelung hinsichtlich der Form der Arbeitsbescheinigung. Die Arbeitsbescheinigung wird in zwei Ausfertigungen ausgestellt, wobei die beim Arbeitgeber verbleibende Ausfertigung vom Arbeitnehmer mit einem Vermerk über den Erhalt der anderen Ausfertigung versehen und unterzeichnet wird oder in einem Protokoll festgehalten und in der Personalakte aufbewahrt wird.

Gemäß dem Arbeitslosenversicherungsgesetz obligatorisch auszustellende Kündigungsbescheinigung (Art. 48/4) – Arbeitgeber müssen für versicherte Arbeitslose, deren Arbeitsvertrag ausgelaufen ist, innerhalb von 15 Tagen nach Ablauf des Arbeitsvertrags drei Exemplare einer Kündigungsbescheinigung (İAB) ausstellen und innerhalb dieser Frist

eine Kopie an die İŞKUR-Niederlassung am Standort des Unternehmens senden, eine Kopie dem versicherten Arbeitslosen aushändigen und eine weitere Kopie am Arbeitsplatz aufbewahren. Arbeitgeber, die die IAB nicht fristgerecht bei der Behörde einreichen, werden gemäß Artikel 39 des İŞK für jede einzelne Handlung mit einer Geldstrafe belegt.

Einstellungsbescheinigung – Arbeitnehmer müssen keine rechtlichen Schritte unternehmen, um versichert zu sein. Die Erstellung der Arbeitsaufnahmeerklärung und deren Übermittlung an die zuständigen Personen und Institutionen ist Aufgabe des Arbeitgebers. Wenn die Arbeitsaufnahmeerklärung des Arbeitnehmers vom Arbeitgeber innerhalb eines Monats nach Arbeitsbeginn in den in der Arbeitsgesetzgebung (İŞK) aufgeführten bestimmten Fällen bei der Institution eingereicht wird, gilt sie als vor Beginn der Versicherung gemeldet. Versichert zu sein, ist für den Arbeitnehmer sowohl ein Recht als auch eine Pflicht.

3.1.5. Bei Beendigung des Arbeitsvertrags in der Personalakte und im Archiv aufzubewahrende Unterlagen

Freigabebescheinigung – Die Freigabebescheinigung ist ein Dokument, das bestätigt, dass der Arbeitnehmer alle ihm aus dem Arbeitsverhältnis zustehenden Forderungen vom Arbeitgeber erhalten hat. Obwohl die aus dem Arbeitsverhältnis zwischen den Parteien entstandenen Verbindlichkeiten gemäß dem Arbeitsgesetz (İŞK) und den Parteien in einer bestimmten Form beglichen werden müssen, gibt es keine besondere Form für die Aufhebung eines Teils oder der Gesamtheit der Forderungen durch eine Freistellungsvereinbarung.

Die Freistellungserklärung muss frei von jeglichen Zweifeln und Unklarheiten sein und alle freigestellten Forderungen einzeln und mit den freigestellten Beträgen aufgeführt enthalten. Beispielsweise müssen alle Posten wie Lohn, Überstunden, Wochenendurlaub, nationale Feiertage und allgemeine Feiertage, Jahresurlaubsgeld, Prämien, Kündigungsentschädigung und Abfindungen einzeln mit ihren Beträgen in der Verzichtserklärung aufgeführt werden.

Da die Verzichtserklärung nur für in der Vergangenheit entstandene Forderungen gilt, kann sie nicht für künftige Arbeitnehmerforderungen ausgestellt werden. Verzichtserklärungen, die vor Beendigung des Arbeitsvertrags ausgestellt werden, sind ungültig.

Gemäß Artikel 87 des TBK hat der Schuldner, der seine Schulden beglichen hat, das Recht, eine Quittung zu verlangen. In einem gegenteiligen Fall muss der Arbeitnehmer als Nachweis die Quittung über die Begleichung seiner Forderungen vom Arbeitgeber verlangen. In diesem Fall kommt der Arbeitnehmer der Aufforderung des Arbeitgebers zur Abgabe einer Verzichtserklärung nach, und der Arbeitgeber bewahrt dieses Dokument in der Personalakte des Arbeitnehmers auf.

Schriftliche Kündigungserklärung – Gemäß Artikel 19/1 des Arbeitsgesetzes (İŞK) ist „der Arbeitgeber verpflichtet, die Kündigung schriftlich zu erklären und den Kündigungsgrund klar und eindeutig anzugeben”. Zusätzlich zu Artikel 109 des Arbeitsgesetzes (İŞK) und der allgemeinen Bestimmung, dass Mitteilungen schriftlich an den Betroffenen zu richten sind, wird in der Mitteilung der Grund für die Kündigung klar und eindeutig dargelegt. Wenn der Arbeitnehmer nach der schriftlichen Zustellung der Kündigungsmitteilung die Annahme des schriftlichen Kündigungsdokuments verweigert, wird gemäß Artikel 109 des Arbeitsgesetzes die Situation durch eine Protokollierung festgehalten, in der erklärt wird, dass der Arbeitnehmer die Annahme der schriftlichen Kündigungsmitteilung oder die Unterzeichnung der Mitteilung verweigert hat, und Zeugen benannt werden. Die Ablehnung der schriftlichen Kündigung durch den Arbeitnehmer bedeutet nicht, dass die Kündigung mündlich erfolgt ist, und führt nicht zur Ungültigkeit der Kündigung.

3.2. Erforderliche Unterlagen

Die Erhebung solcher freiwilligen Informationen darf nicht gegen geltendes Recht verstoßen. Es ist erforderlich, dass die Informationen oder Unterlagen über den Arbeitnehmer, die Gegenstand der Kündigung sind, einen Bezug zum Arbeitsverhältnis haben. Erforderliche Unterlagen:

• Unterlagen vor der Einstellung (Lebenslauf, Bewerbungsformular, Aufzeichnungen von Vorstellungsgesprächen, Ergebnisse von Tests zur Beurteilung der Eignung und der Qualifikation)

Da falsche Angaben der Arbeitnehmer gegenüber ihren Arbeitgebern hinsichtlich ihrer Qualifikationen zur rechtmäßigen Kündigung des Arbeitsvertrags führen können, ist die Aufbewahrung der dem Arbeitgeber bei der Bewerbung übermittelten Unterlagen aufgrund des berechtigten Interesses des für die Verarbeitung Verantwortlichen an der Verarbeitung personenbezogener Daten rechtlich gerechtfertigt.

• Aufenthaltsbescheinigung,

Aufenthaltsregistereinträge in Personalakten Gemäß dem Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten („KVKK“ ) ist die Verarbeitung personenbezogener Daten der Vertragsparteien für den Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrags erforderlich, und die Verarbeitung personenbezogener Daten für die berechtigten Interessen des für die Verarbeitung Verantwortlichen kann auf rechtliche Gründe gestützt werden, sofern die Grundrechte und -freiheiten der betroffenen Person nicht beeinträchtigt werden. Daher ist die Aufnahme in die Personalakten rechtmäßig und entspricht den Grundsätzen der Fairness, sodass keine Risiken bei der Verarbeitung bestehen .

• Kopien von Dokumenten zum Bildungsstand (Diplom, vorläufiges Abschlusszeugnis usw.),

Gemäß Artikel 25/2-a des Arbeitsgesetzes sind Arbeitnehmer verpflichtet, dem Arbeitgeber wahrheitsgemäße Angaben zu ihren Qualifikationen oder Voraussetzungen zu machen. Da die Angabe irreführender Informationen über den Bildungsstand des Arbeitnehmers dem Arbeitgeber einen berechtigten Kündigungsgrund liefert, ist es rechtmäßig und entspricht den Grundsätzen der Redlichkeit, wenn die Personalakten der Arbeitnehmer Dokumente enthalten, die ihren Bildungsstand belegen. Wenn eine Person zusätzlich zu den Dokumenten, die ihren erwarteten Bildungsstand belegen, weitere Dokumente vorlegt, die nicht erforderlich sind, müssen diese Dokumente dem Arbeitnehmer zurückgegeben werden, ohne in das Datenerfassungssystem aufgenommen zu werden.

• Wehrdienstbescheinigung

Die Verarbeitung der Wehrdienstbescheinigung einer Person in ihrer Personalakte kann gemäß Art. 5/2-f des KVKK mit der rechtlichen Begründung begründet werden, dass die Datenverarbeitung für die berechtigten Interessen des für die Verarbeitung Verantwortlichen erforderlich ist, sofern die Grundrechte und -freiheiten der betroffenen Person nicht beeinträchtigt werden. Darüber hinaus besteht für den Arbeitgeber die Verpflichtung, keine Wehrdienstverweigerer zu beschäftigen. Daher birgt die Verarbeitung kein Risiko. Da die Gründe für die Befreiung vom Wehrdienst jedoch in der Regel mit dem Gesundheitszustand der Person zusammenhängen, ist es aus Gründen der Datensicherheit erforderlich, den Grund für die Befreiung auf dem Wehrdienststatusdokument zu schwärzen und in der Personalakte aufzubewahren.

• Führerschein,

Wenn die Verarbeitung der Führerscheindaten des Arbeitnehmers für den Abschluss des Arbeitsvertrags zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber erforderlich ist, spricht nichts gegen die Verarbeitung einer Kopie des Führerscheins. Wenn dem Arbeitnehmer jedoch im Rahmen des Arbeitsvertrags kein Fahrzeug zur Verfügung gestellt wird oder er am Arbeitsplatz kein Fahrzeug benutzt, kann die Verarbeitung der Führerscheindaten gegen die Grundsätze der Beschränkung und Verhältnismäßigkeit verstoßen. Aus diesem Grund sollte bei der Einstellung unter Berücksichtigung dieser Situation sichergestellt werden, dass die Führerscheindaten bei Bedarf in den Personalakten aufbewahrt werden.

• Strafregisterauszug: Erläuterungen zum Strafregisterauszug finden Sie ausführlich im vierten Abschnitt.

• Informationen und Unterlagen zu den Schulungen, die der Arbeitnehmer erhalten hat

• Verantwortlichkeitserklärungen für die dem Arbeitnehmer ausgehändigten Materialien

• Richtlinien und Verfahren
  • Unternehmensgrundsätze
  • Personalordnung
  • Unterzeichnete Mitteilungen zu internen Vorschriften und ähnlichen Arbeitsplatzregeln

• Dokumente zu Maßnahmen für Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz
  • Dokumente, die die Bereitstellung von Informationen, Werkzeugen und Geräten bestätigen und eine Liste dieser enthalten, mit Unterschrift des Arbeitnehmers
  • Tabellen, die die am Arbeitsplatz durchgeführten und geplanten Schulungen sowie die Teilnahme des Arbeitnehmers an diesen Schulungen bestätigen

• Dokumente, die die Arbeitszeit des Arbeitnehmers regeln
  • Anträge auf jede Art von Urlaub, der dem Arbeitnehmer gewährt wird, und Urlaubszeitpläne
  • Anträge von Arbeitnehmern, die Freizeit nehmen möchten, und Freizeitpläne
  • Dokumente, aus denen hervorgeht, dass der Arbeitnehmer die im Betrieb angekündigten Pausen wöchentlich oder monatlich in Anspruch genommen hat
  • Tabellen, aus denen die regelmäßigen (maximal zweimonatigen) Arbeitszeiten und bezahlten Freizeitzeiten des Arbeitnehmers an den Tagen hervorgehen, an denen der Ausgleichsgrundsatz angewendet wird,
  • Tabellen über Nachtarbeit, aus denen hervorgeht, dass die Nachtarbeit nicht mehr als 7,5 Stunden beträgt, und die vom Arbeitnehmer unterzeichnet sind,
  • Beispiele für Ruheberichte und Visitepapiere,

• Vereinbarungen über wesentliche Änderungen,
  • Dokumente, aus denen Beförderungen und Versetzungen hervorgehen,
  • Dokumente, aus denen Änderungen des Arbeitsentgelts und der sozialen Rechte des Arbeitnehmers hervorgehen,
• Dokumente, aus denen die regelmäßigen Ergebnisse des Leistungs- und Effizienzbewertungssystems hervorgehen,
  • Dokumente über die Ergebnisse der Leistungsbewertung
  • Unterzeichnete Mitteilungen/Empfangsbestätigungen zu den Leistungsbewertungskriterien
  • Korrespondenz zwischen den Abteilungen in Bezug auf den Arbeitnehmer und andere als notwendig erachtete Dokumente

• Mitteilungen an den Arbeitnehmer während des Arbeitsprozesses,
  • Verwarnungen, Dokumente über die Gründe für Verwarnungen,
  • Gemäß den Vorschriften verhängte Strafen,
  • Aufforderungen an den Arbeitnehmer, sich zu verteidigen,
  • Vom Arbeitnehmer vorgebrachte Verteidigungen,
  • Protokolle über Arbeitnehmer, die sich der Zustellung von Mitteilungen entziehen,

• In Bezug auf weibliche Arbeitnehmer;
  • Bei Mehrlingsschwangerschaft ärztliches Attest, aus dem dies hervorgeht,
  • Bericht des Gynäkologen, aus dem hervorgeht, wann die regelmäßigen Schwangerschaftskontrollen stattfinden,
  • Vom Arbeitnehmer unterzeichnete Erklärung, aus der hervorgeht, wie er die Stillzeit nutzen möchte, entsprechend dieser Erklärung erstellter Stillzeitplan,

• Dokumente über die Kündigung des Arbeitsvertrags oder andere Gründe für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses, vom Arbeitnehmer unterzeichnete Zahlungsbelege, aus denen hervorgeht, dass die obligatorischen Zahlungen an den Arbeitnehmer geleistet wurden

4. PERSONENBEZOGENE DATENSCHUTZGESETZ IM HINBLICK AUF DIE PERSONENAKTE

Im Rahmen des KVKK werden alle Daten, die einer natürlichen Person zugeordnet werden können oder zugeordnet werden können, als personenbezogene Daten definiert, wobei nicht allgemein festgelegt ist, was unter personenbezogenen Daten zu verstehen ist. In diesem Zusammenhang werden die Arten personenbezogener Daten sowohl in den Grundsatzentscheidungen und Anwendungen der Datenschutzbehörde als auch in den Entscheidungen des Verfassungsgerichts anhand von Beispielen festgelegt. Demnach gehören zu den personenbezogenen Daten einer natürlichen Person Informationen wie Vor- und Nachname, Geburtsdatum und -ort, Telefonnummer, Sozialversicherungsnummer, Passnummer, Kfz-Kennzeichen, IP-Adresse, E-Mail-Adresse, Familieninformationen sowie Lebenslauf, Bilder, Videos, Tonaufnahmen, Fingerabdrücke, genetische Informationen, Hobbys, Vorlieben, Personen, mit denen man in Kontakt steht, Mitgliedschaften in Vereinen, Stiftungen, Gewerkschaften, Parteien usw., die eine reale Person direkt oder indirekt identifizierbar machen, als personenbezogene Daten bezeichnet werden können.

Die oben aufgeführten Beispiele wie Fingerabdrücke, genetische Informationen, Hobbys, Vorlieben, Mitgliedschaften in Vereinen, Stiftungen, Gewerkschaften und Parteien sind personenbezogene Daten, die aufgrund ihrer Eigenschaften bei Bekanntwerden durch andere Personen zu einer Benachteiligung oder Diskriminierung der betroffenen Person führen können. Daher berücksichtigt der Gesetzgeber die Sensibilität dieser Daten und schützt die Rasse, ethnische Herkunft, politische Meinung, philosophische Überzeugung, Religion, Konfession oder andere Glaubensrichtungen, Kleidung und Aussehen,

Mitgliedschaft in Vereinen, Stiftungen oder Gewerkschaften, Gesundheit, Sexualleben, strafrechtliche Verurteilungen und Sicherheitsmaßnahmen sowie biometrische und genetische Daten als personenbezogene Daten besonderer Art definiert und festgelegt, dass personenbezogene Daten besonderer Art außer in den im KVKK aufgeführten Ausnahmefällen nicht verarbeitet werden dürfen.

Die Informationspflicht ist eine der grundlegenden Pflichten des „Datenverantwortlichen“ (im Rahmen des Arbeitsverhältnisses gilt der Arbeitgeber als Datenverantwortlicher), der im Rahmen des KVKK die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten festlegt und für die Einrichtung und Verwaltung des Datenerfassungssystems verantwortlich ist. ) Eine der grundlegenden Pflichten des Arbeitgebers oder einer von ihm bevollmächtigten Person ist es, im Rahmen der Informationspflicht über die Identität des Datenverantwortlichen und gegebenenfalls seines Vertreters, den Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten, die Empfänger und den Zweck der Weitergabe der verarbeiteten Daten, die Methode der Datenerhebung und den rechtlichen Grund sowie die Rechte der betroffenen Person zu informieren.

Der Arbeitgeber (Verantwortlicher) muss seiner Informationspflicht in jedem Fall, in dem er die personenbezogenen Daten seines Arbeitnehmers (betroffene Person – natürliche Person, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden) verarbeitet, entsprechend den Tätigkeiten seines Unternehmens prozessbezogen und ohne Antrag des Arbeitnehmers nachkommen. Bei der Erfüllung dieser Verpflichtung muss der Arbeitgeber allgemeine und vage Formulierungen vermeiden und seinem Arbeitnehmer in verständlicher, klarer und einfacher Sprache mitteilen, welche personenbezogenen Daten er auf welcher Rechtsgrundlage und zu welchen Zwecken er verarbeitet, an welche Dritten er übermittelt und aus welchem Grund er übermittelt, in verständlicher, klarer und einfacher Sprache erklären und dabei unvollständige, irreführende, täuschende und falsche Angaben vermeiden. Die Beweislast für die Erfüllung der Informationspflicht liegt ebenfalls beim Arbeitgeber in seiner Eigenschaft als Datenverantwortlicher.

Aus arbeitsrechtlicher Sicht liegt die Beweislast in der Rechtsbeziehung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber zwar generell beim Arbeitgeber, doch da die Beweislast für die Erfüllung der Informationspflicht ebenfalls beim Arbeitgeber in seiner Eigenschaft als Datenverantwortlicher liegt, wird die Erfüllung der Informationspflicht durch den Arbeitgeber schriftlich nachkommt, erleichtert die Nachweisbarkeit.

Gemäß dem Arbeitsgesetz ist es wichtig, dass der Arbeitgeber, der zur Erstellung einer Personalakte verpflichtet ist, bei allen Maßnahmen im Zusammenhang mit der Personalakte und in jeder Phase als Datenverantwortlicher die Gründe für die Rechtskonformität im Sinne des KVKK erfüllt. Die Dokumente, die ausnahmslos in der Personalakte enthalten sein müssen, werden im Folgenden gesondert aufgeführt.

Identitätsdaten des Arbeitnehmers

Gemäß dem Gesetz Nr. 5510 muss der Arbeitgeber bei der Registrierung seiner Arbeitnehmer und allen anderen Vorgängen die türkische Identitätsnummer (für ausländische Staatsangehörige die vom Ministerium vergebene Identitätsnummer) verwenden. Ebenfalls gemäß diesem Gesetz müssen auf den monatlichen Gehaltsabrechnungen der Vor- und Nachname sowie die Identifikationsnummer des Arbeitnehmers angegeben sein. Gemäß dem Gesetz Nr. 5490 über Bevölkerungsdienste ist der Arbeitgeber verpflichtet, von den Personen, denen er Arbeit gibt, einen „Personalausweis” zu verlangen.

Familienstand und Angaben zur familiären Situation des Arbeitnehmers

Gemäß dem Einkommensteuergesetz Nr. 193 und der Einkommensteuerverordnung Nr. 295 wurde auf die Einkommensteuer, die anhand der Steuertarife auf die Steuerbemessungsgrundlage der Arbeitnehmer berechnet wurde, ein Mindestlebenshaltungsfreibetrag angewendet. Die grundlegenden Parameter für die Anwendung des Mindestlebenshaltungsfreibetrags waren der Familienstand des Arbeitnehmers zum Zeitpunkt der Erzielung des Einkommens und und die Anzahl seiner Kinder, und der Mindestlebenshaltungsfreibetrag wurde auf der Grundlage des zu Beginn des Jahres geltenden Bruttomindestlohns berechnet und auf den Arbeitnehmer angewendet. Der Arbeitgeber gewährt seinem Arbeitnehmer gemäß den gesetzlichen Bestimmungen bestimmte Sonderurlaube unter Berücksichtigung von Änderungen des Familienstands und der Anzahl der Kinder des Arbeitnehmers. In vielen Tarifverträgen sind auch die vom Arbeitgeber gemäß dem Vertrag zu gewährenden Sozialleistungen (Heiratsbeihilfe, Geburtsbeihilfe, Ausbildungsbeihilfe, Beschneidungsbeihilfe, Sterbegeld) in Abhängigkeit vom Familienstand des Arbeitnehmers, der Anzahl seiner Kinder und sogar dem Bildungsniveau seiner Kinder sowie dem Tod von Angehörigen geregelt.

Da die Regelung zum Mindestlebensunterhalt mit Wirkung zum 25.12.2021 in Kraft getreten ist und ab dem 1.1.2022 auf Lohnzahlungen angewendet wird, dürfen Familienstandsinformationen nicht mehr angefordert werden, wenn die oben genannten Bedingungen nicht vorliegen.

Bei der Einstellung vorgelegte Gesundheitszeugnisse, regelmäßige Berichte und Krankmeldungen

Gemäß dem Gesetz Nr. 6331 über Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz („İSGK“) ist der Arbeitgeber für die Gesundheitsüberwachung seiner Arbeitnehmer verantwortlich.

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, bei der Einstellung, bei Änderungen der Tätigkeit, nach einer Abwesenheit vom Arbeitsplatz aus irgendeinem Grund auf Antrag des Arbeitnehmers sowie während der Dauer der Beschäftigung regelmäßig Gesundheitsuntersuchungen entsprechend der Art der ausgeübten Tätigkeit und der Gefahrenklasse durchzuführen. Für Arbeitgeber, die gegen diese Verpflichtungen verstoßen, sind Geldstrafen vorgesehen.

Gemäß dem Arbeitsgesetz (İŞK) sind Arbeitgeber, die fünfzig oder mehr Arbeitnehmer beschäftigen, verpflichtet, einen bestimmten Anteil der in dem Gesetz festgelegten Anzahl von Arbeitnehmern mit Behinderung zu beschäftigen, der proportional zur Anzahl der beschäftigten Arbeitnehmer ist. Für Arbeitgeber, die gegen diese Verpflichtung verstoßen, sind ebenfalls Geldstrafen vorgesehen. Auch im Rahmen vieler Sondergesetze und der damit verbundenen sekundären Rechtsvorschriften ist es möglich zu erkennen, dass die Überwachung des Gesundheitszustands des Arbeitnehmers notwendig und sogar in den meisten Fällen eine Voraussetzung für die Einstellung und Weiterbeschäftigung des Arbeitnehmers ist.

In diesem Zusammenhang ist beispielsweise gemäß dem Straßenverkehrsgesetz Nr. 2918 und den damit verbundenen Transportvorschriften für Arbeitnehmer, die als Fahrer beschäftigt werden sollen, ein Bericht erforderlich, aus dem hervorgeht, dass der Arbeitnehmer körperlich und psychotechnisch in der Lage ist, den Beruf des Fahrers auszuüben, und diese Berichte müssen in der Regel alle fünf Jahre nach der Einstellung erneuert werden. Gemäß demselben Gesetz müssen diese Berichte auch zu früheren Zeitpunkten eingeholt werden, wenn der Führerschein aus verschiedenen im Gesetz genannten Gründen vorübergehend entzogen wird.

Gemäß dem türkischen Zivilluftfahrtgesetz Nr. 2920 ist für Personen, die als Piloten beschäftigt werden sollen, der Erwerb eines Befähigungsnachweises für Zivilluftfahrtpersonal und die regelmäßige Erneuerung dieses Nachweises erforderlich. Gemäß den einschlägigen Rechtsvorschriften ist eine der Voraussetzungen für den Erwerb des Befähigungsnachweises die Vorlage von medizinischen Eignungsgutachten, die in bestimmten Abständen erneuert werden müssen.

Gemäß dem Gesetz Nr. 6331 über Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz sind Arbeitgeber verpflichtet, bei der Einstellung von Mitarbeitern eine Gesundheitsuntersuchung durchführen zu lassen. In diesem Zusammenhang entspricht die Aufbewahrung der vom Betriebsarzt ausgestellten und bestätigten Gesundheitsberichte in den Personalakten der Arbeitnehmer gemäß Artikel 6/3 des KVKK den gesetzlichen Bestimmungen und den Grundsätzen der Redlichkeit. Zu beachten sind hierbei die Maßnahmen zur Datensicherheit im Zusammenhang mit Gesundheitsberichten. Mitarbeiter, die Zugang zu Gesundheitsberichten haben, müssen darüber informiert werden, und nicht jeder Mitarbeiter sollte Zugriffsrechte erhalten.

Die Gesundheitsberichte müssen aus den Personalakten entfernt und in den persönlichen Gesundheitsakten der Mitarbeiter aufbewahrt werden. Gemäß Artikel 7 der Verordnung über Arbeitsschutzdienste müssen sie ab dem Datum des Ausscheidens des Mitarbeiters aus dem Unternehmen 15 (fünfzehn) Jahre lang aufbewahrt werden. Die getrennte Aufbewahrung von Personalakten und Gesundheitsakten ist in diesem Zusammenhang die wichtigste Maßnahme.

Röntgenberichte, Audiometrie/SFT/Blutbild/EKG/Blutgruppe/Blutzucker/Augenuntersuchungsbericht Testergebnisse: Gemäß dem Gesetz Nr. 6331 über Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz müssen Arbeitgeber unter Berücksichtigung der Gesundheits- und Sicherheitsrisiken, denen ihre Mitarbeiter am Arbeitsplatz ausgesetzt sein können, für deren Gesundheitsüberwachung sorgen. In diesem Zusammenhang sind Arbeitgeber verpflichtet, bei der Einstellung und während der Dauer des Arbeitsverhältnisses oder entsprechend der Art der Arbeit und der Gefahrenklasse des Arbeitsplatzes in den vom Ministerium für Arbeit und Soziales festgelegten Abständen Gesundheitsüberwachungen durchzuführen. Obwohl Röntgenberichte als personenbezogene Daten besonderer Art über den Gesundheitszustand der Arbeitnehmer gelten, können sie gemäß den gesetzlichen Bestimmungen und da sie vom Betriebsarzt verarbeitet werden, ohne die ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person gemäß den in Artikel 6/3 (b) und (f) des KVKK genannten rechtlichen Gründen verarbeitet werden. Die Röntgenberichte müssen aus den Personalakten entfernt und in den persönlichen Gesundheitsakten der Arbeitnehmer aufbewahrt werden. Gemäß Artikel 7 der Verordnung über Arbeitsschutzdienste müssen die Röntgenberichte nach Ablauf von 15 (fünfzehn) Jahren ab dem Datum des Ausscheidens des Arbeitnehmers aus dem Unternehmen vernichtet werden.

Lohnabrechnungen

Gemäß dem Gesetz Nr. 5510 ist der Arbeitgeber verpflichtet, jeden Monat eine Lohnabrechnung zu erstellen, in der neben den Angaben zum Arbeitsplatz und zum Monat, auf den sich die Abrechnung bezieht, sowie den Details zur Vergütung auch der Vor- und Nachname des Arbeitnehmers und seine Sozialversicherungsnummer anzugeben sind. Eine weitere Verpflichtung besteht darin, dass der Arbeitnehmer diese Abrechnung unterzeichnen muss.

Für Arbeitgeber, die keine ordnungsgemäßen oder gar keine Lohnabrechnungen erstellen, sieht der Gesetzgeber eine Geldstrafe vor.

Nach ständiger Rechtsprechung des Obersten Gerichtshofs muss, wenn der Arbeitnehmer die Lohnabrechnung nicht unterzeichnet hat und die monatlichen Lohnzahlungen, einschließlich der Überstundenvergütung, in unterschiedlicher Höhe über ein Bankkonto erfolgen, ohne dass ein Vorbehalt geltend gemacht wurde, durch schriftliche Beweise nachgewiesen werden, dass Überstunden geleistet wurden. Daher liegt es auch in diesem Zusammenhang im rechtlichen Interesse des Arbeitgebers, der die Beweislast für das Vorhandensein der Gehaltsabrechnung in der Personalakte trägt.

Einstellungsbescheinigung, Kündigungsbescheinigung und monatliche Bescheinigungen

Gemäß dem Gesetz Nr. 5510 ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Versicherungsmeldung (Einstellungsmeldung) für den Arbeitnehmer, den er einstellen will, vor dessen Arbeitsantritt und die Versicherungsmeldung (Austrittsmeldung) für den Arbeitnehmer, dessen Arbeitsvertrag endet, spätestens innerhalb von zehn Tagen zu erstatten. Gemäß demselben Gesetz ist der Arbeitgeber verpflichtet, monatliche Beitrags- und Leistungsbescheinigungen für seine Arbeitnehmer auszustellen. Der Beginn, das Ende und der Umfang der Versicherung werden anhand dieser Bescheinigungen festgestellt. Im Rahmen der gesetzeskonformen Verordnung ist vorgesehen, dass diese Bescheinigungen die persönlichen Daten des Arbeitnehmers wie Sozialversicherungsnummer, Vor- und Nachname enthalten müssen.

Jahresurlaubsbescheinigungen

Gemäß dem Gesetz über Arbeitsverträge (

İŞK) und der Verordnung über den bezahlten Jahresurlaub ist der Arbeitgeber verpflichtet, eine Urlaubsbescheinigung zu führen, aus der der bezahlte Jahresurlaub der in seinem Betrieb beschäftigten Arbeitnehmer hervorgeht. Da der Arbeitgeber gemäß der geltenden Rechtsprechung verpflichtet ist, den Urlaubsverbrauch nachzuweisen, und dies nur mit schriftlichen Unterlagen tun kann, muss der Arbeitgeber ein Verzeichnis führen, aus dem der Jahresurlaub hervorgeht, da der Urlaubsverbrauch nicht durch Zeugenaussagen nachgewiesen werden kann.

Entschuldigungsbescheinigungen

Mit der am 04.04.2015 vorgenommenen Änderung des

İŞK wurde eine Bestimmung hinzugefügt, wonach der Arbeitgeber einem Arbeitnehmer, der geheiratet oder ein Kind adoptiert hat oder dessen Mutter, Vater, Ehepartner, Geschwister oder Kind verstorben ist, drei Tage und bei der Geburt des Kindes seines Arbeitnehmers fünf Tage bezahlten Urlaub gewähren muss. Mit derselben Änderung wurde auch festgelegt, dass der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer bezahlten Sonderurlaub für die Behandlung seines Kindes gewähren muss, wenn dieses zu mindestens 70 % behindert ist oder an einer chronischen Krankheit leidet.

Strafregisterauszug

Die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers gegenüber seinem Arbeitnehmer, die sich aus dem Arbeitsvertrag ergibt, basiert auf dem Grundsatz der Treue und kann als Gegenleistung für die Treuepflicht des Arbeitnehmers angesehen werden. Aufgrund der Fürsorgepflicht ist der Arbeitgeber verpflichtet, seinen Arbeitnehmer zu respektieren, seine Persönlichkeitsrechte zu schützen und am Arbeitsplatz für eine Ordnung zu sorgen, die den Grundsätzen der Treue entspricht. insbesondere dafür sorgen, dass Arbeitnehmer nicht psychisch oder sexuell belästigt werden, und die notwendigen Maßnahmen ergreifen, damit diejenigen, die solchen Belästigungen ausgesetzt waren, keinen weiteren Schaden erleiden.

Gemäß dem Arbeitsgesetzbuch (İŞK) sind Arbeitgeber, die fünfzig oder mehr Arbeitnehmer beschäftigen, verpflichtet, in einem Verhältnis, das der Anzahl der von ihnen beschäftigten Arbeitnehmer entspricht, einen bestimmten Prozentsatz an ehemaligen Strafgefangenen zu beschäftigen. Der Gesetzgeber hat für diejenigen, die gegen diese Verpflichtung verstoßen, ebenfalls Verwaltungsstrafen vorgesehen. Artikel 30 des Arbeitsgesetzes in Bezug auf ehemalige Strafgefangene wurde durch das Gesetz Nr. 5763 geändert, die Verpflichtung zur Beschäftigung ehemaliger Strafgefangener in privaten Unternehmen wurde vollständig aufgehoben und nur in öffentlichen Unternehmen wurde eine Quote von 2 % 2 % ehemalige Strafgefangene beschäftigt werden müssen.

Auch im Rahmen vieler Gesetze mit besonderem Charakter und der damit verbundenen sekundären Rechtsvorschriften ist es möglich, dass das Vorliegen eines Strafregisters für den Arbeitnehmer eine notwendige und sogar in den meisten Fällen eine Voraussetzung für die Einstellung und die Aufrechterhaltung des Arbeitsverhältnisses ist.

In diesem Zusammenhang gehören beispielsweise gemäß dem Pressegesetz Nr. 5187 zu den Voraussetzungen für die Einstellung als verantwortlicher Direktor, dass der Bewerber für diese Stelle nicht mit Einschränkungen belegt oder vom öffentlichen Dienst ausgeschlossen ist und nicht wegen einer Schande verurteilt wurde.

Gemäß Artikel 4 des Gesetzes Nr. 5580 des Ministeriums für Nationale Bildung über private Bildungseinrichtungen dürfen Gründer, Gründervertreter und/oder Mitarbeiter privater Bildungseinrichtungen nicht wegen einer vorsätzlich begangenen Straftat zu einer Freiheitsstrafe von einem Jahr oder mehr verurteilt worden sein oder, selbst wenn sie begnadigt wurden, keine Straftaten gegen den Staat, gegen die verfassungsmäßige Ordnung und deren Funktionsweise, gegen die nationale Verteidigung, Verbrechen gegen Staatsgeheimnisse und Spionage, Unterschlagung, Bestechung, Diebstahl, Betrug, Fälschung, Vertrauensmissbrauch, betrügerischer Insolvenz, Ausschreibungsbetrug, Betrug bei der Erfüllung von Verpflichtungen, Geldwäsche von aus Straftaten stammenden Vermögenswerten, Schmuggel, Straftaten gegen die sexuelle Unversehrtheit und Straftaten im Sinne des Gesetzes zur Verhinderung der Geldwäsche von Erträgen aus Straftaten bestraft worden sein oder gegen sie wegen dieser Straftaten kein Strafverfahren anhängig sein.

In der Verordnung über die Wettbewerbs-, Befähigungs- und Eignungsprüfungen sowie die Arbeitsverfahren und -grundsätze für das Fachpersonal der Bankaufsichtsbehörde ist in Artikel 8/2/ç unter der Überschrift „Erforderliche Unterlagen” festgelegt, dass von den Prüfungsteilnehmern eine Erklärung über ihr Führungszeugnis verlangt wird.

In Artikel 5/1/ç der Verordnung über unabhängige Prüfungsstandards auf dem Kapitalmarkt ist festgelegt, dass unabhängige Prüfer über ein Führungszeugnis verfügen müssen.

Gemäß dem Gesetz Nr. 2219 über private Krankenhäuser darf der verantwortliche Direktor des Krankenhauses nicht wegen einer Straftat zu einer Freiheitsstrafe oder wegen einer Straftat, die seine Ehre und Würde verletzt, zu einer Freiheitsstrafe verurteilt worden sein.

Gemäß den Bestimmungen des Gesetzes Nr. 1219 über die Ausübung der Medizin und der damit verbundenen Berufe darf eine Person, auch wenn die im Gesetz festgelegten Fristen abgelaufen sind, den Beruf des Arztes oder Zahnarztes nicht ausüben, wenn sie wegen einer vorsätzlich begangenen Straftat zu einer Freiheitsstrafe von fünf Jahren oder mehr verurteilt wurde oder wenn sie Straftaten gegen die Sicherheit des Staates, gegen die verfassungsmäßige Ordnung und deren Funktionsweise, Unterschlagung, Bestechung, Diebstahl, Betrug, Fälschung, Vertrauensmissbrauch, betrügerische Insolvenz, Ausschreibungsbetrug, Leistungsbetrug, Geldwäsche oder Schmuggel verurteilt worden sein.

Gemäß dem Gesetz über den Straßenverkehr, dem Gesetz über den Straßenverkehr, dem Gesetz über Großstadtgemeinden und anderen Gesetzen, die in der Begründung genannt sind, sowie der Verordnung über Schulbusse müssen Mitarbeiter, die im Transportwesen beschäftigt werden sollen, auch dann, wenn die Strafen erlassen wurden und die gesetzlichen Fristen abgelaufen sind, nicht wegen Straftaten gegen die Staatssicherheit, Schandverbrechen oder Verbrechen gegen die sexuelle Unversehrtheit verurteilt worden sein dürfen.

Auch wenn es keine solchen besonderen Bestimmungen gibt, ist es dennoch klar, dass der Arbeitgeber, der gegenüber seinen Arbeitnehmern eine Fürsorgepflicht hat, im Rahmen der allgemeinen Bestimmungen das Recht hat, die personenbezogenen Daten seiner Arbeitnehmer in dem für die Erfüllung des Arbeitsvertrags erforderlichen Umfang zu verarbeiten und deren Strafregisterauszüge in den Personalakten aufzubewahren.

Informationen über die strafrechtliche Verurteilung einer Person gelten gemäß Art. 6/1 des KVKK als personenbezogene Daten besonderer Art und können, wie oben erläutert, unter den in Art. 6/3 des KVKK ausdrücklich genannten Bedingungen verarbeitet werden. Demnach:

• Vorliegen der ausdrücklichen Einwilligung der betroffenen Person,
• Die Verarbeitung besonderer personenbezogener Daten ist in den Gesetzen ausdrücklich vorgesehen,
• Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten besonderer Art ist für den Schutz des Lebens oder der körperlichen Unversehrtheit der betroffenen Person oder einer anderen Person erforderlich, wenn die betroffene Person aufgrund einer tatsächlichen Unmöglichkeit ihre Einwilligung nicht erklären kann oder ihre Einwilligung keine Rechtswirksamkeit hat.
• Die Verarbeitung entspricht den von der betroffenen Person veröffentlichten personenbezogenen Daten und ihrem Willen zur Veröffentlichung.
• Die Verarbeitung besonderer personenbezogener Daten ist für die Begründung, Ausübung oder Wahrung eines Rechts erforderlich.
• Die Verarbeitung besonderer personenbezogener Daten ist für Personen, die der Geheimhaltungspflicht unterliegen, oder für zuständige Behörden und Einrichtungen zum Zwecke des Schutzes der öffentlichen Gesundheit, der präventiven Medizin, der medizinischen Diagnose, der Behandlung und Pflege sowie der Planung, Verwaltung und Finanzierung von Gesundheitsdienstleistungen erforderlich.
• Die Verarbeitung der betreffenden besonderen personenbezogenen Daten ist für die Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen in den Bereichen Beschäftigung, Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz, soziale Sicherheit, Sozialdienste und Sozialhilfe erforderlich.
• Die Verarbeitung besonderer personenbezogener Daten ist für Stiftungen, Vereine und andere gemeinnützige Organisationen, die zu religiösen, philosophischen religiösen oder gewerkschaftlichen Zwecken gegründeten Stiftungen, Vereinen und anderen gemeinnützigen Organisationen oder Einrichtungen, sofern dies mit den für sie geltenden Rechtsvorschriften und Zwecken vereinbar ist, auf ihre Tätigkeitsbereiche beschränkt ist und nicht an Dritte weitergegeben wird; die Verarbeitung besonderer personenbezogener Daten ist möglich, wenn sie sich auf aktuelle oder ehemalige Mitglieder und Angehörige oder auf Personen bezieht, die regelmäßig mit diesen Organisationen und Einrichtungen in Kontakt stehen.

Da die betreffenden Verarbeitungszwecke im Hinblick auf Strafregistereinträge geprüft werden und außer der Einholung der ausdrücklichen Zustimmung der betroffenen Person keine außergewöhnlichen Verarbeitungszwecke als angemessen angesehen werden, empfehlen wir, die Strafregistereinträge nicht in den Personalakten zu speichern, um Unruhe am Arbeitsplatz zu vermeiden und einen Verstoß gegen den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit zu verhindern. Durch die Entwicklung einer internen Unternehmensrichtlinie kann vor Arbeitsantritt ein Strafregisterauszug vom Mitarbeiter angefordert werden, der nach einer Sichtprüfung an den Mitarbeiter zurückgegeben werden kann. Durch die einmalige Wiederholung dieser Maßnahme pro Jahr kann sichergestellt werden, dass die Register auf dem neuesten Stand sind. Wenn die Register mit ausdrücklicher Zustimmung in den Personalakten aufbewahrt werden sollen, ist es sinnvoll, sie nach Möglichkeit sechs Monate nach Erhalt zu vernichten, sie im Falle einer gegenteiligen Entscheidung der Geschäftsleitung nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters aus dem Unternehmen im ersten periodischen Vernichtungszeitraum zu anonymisieren, an den Mitarbeiter zurückzugeben oder zu vernichten.

Adressregistrierung

Die Wohnadresse ist der Ort, der im Adressregistrierungssystem in der Türkei registriert ist. Institutionen und Personen stützen sich bei ihren Geschäften und Vorgängen auf die Adressdaten. Öffentliche oder private Einrichtungen sind verpflichtet, von den Personen, denen sie Arbeit geben, einen „Personalausweis” zu verlangen und, wenn diese nicht im Melderegister eingetragen sind, ihre Identität und Adresse im Rahmen eines Erklärungsverfahrens festzustellen und den Einwohnermeldeämtern zu melden. Gemäß dem Arbeitsgesetz ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Adressen seiner Arbeitnehmer innerhalb eines Monats den Regionaldirektionen zu melden. Für Arbeitgeber, die Ausländer beschäftigen, gilt die Arbeitserlaubnis als Aufenthaltsgenehmigung.

In Artikel 109 des Arbeitsgesetzes ist festgelegt, dass alle vom Arbeitgeber im Rahmen des Gesetzes vorgesehenen Mitteilungen schriftlich und gegen Unterschrift zu erfolgen haben und dass im Falle der Verweigerung der Unterschrift durch den Arbeitnehmer die Situation in einem Protokoll festgehalten werden muss, wobei die Bestimmungen des Gesetzes Nr. 7201 über die Zustellung von Schriftstücken vorbehalten bleiben.

Die Angabe der Adresse des Arbeitnehmers in der Personalakte ist auch im rechtmäßigen Interesse des Arbeitgebers, da dies für die Erfüllung seiner Beweispflicht und den Schutz seiner Rechte erforderlich ist.

Die Angabe der Adresse des Arbeitnehmers in seiner Personalakte liegt auch im rechtlichen Interesse sowohl des Arbeitnehmers als auch des Arbeitgebers, da sie die Gewährleistung der dem Arbeitnehmer im Rahmen der Erfüllung des Arbeitsvertrags zustehenden sozialen Leistungen ermöglicht. Wenn beispielsweise am Arbeitsplatz ein Personaltransportdienst angeboten wird, wird die Route für den Transfer des Arbeitnehmers zum Arbeitsplatz und zurück anhand seiner Adresse festgelegt. Oder wenn am Arbeitsplatz eine Fahrtkostenzulage gewährt wird, wird die Höhe der Fahrtkostenzulage ebenfalls anhand der Entfernung zwischen der Adresse des Arbeitnehmers und dem Arbeitsplatz festgelegt.

Disziplinarische Aufzeichnungen

In Fällen, in denen dies im Arbeitsvertrag oder im Tarifvertrag vorgesehen ist, kann dem Arbeitnehmer gemäß dem Arbeitsgesetzbuch (İŞK) als Disziplinarmaßnahme eine Lohnkürzung auferlegt werden. Auch wenn keine eindeutigen Bestimmungen über die Definition, die Bedingungen und die Art der Anwendung anderer Disziplinarmaßnahmen gegen den Arbeitnehmer enthalten sind, bilden insbesondere die Bestimmungen über die Kündigung aus triftigen und berechtigten Gründen die rechtliche Grundlage für Disziplinarakten.

In diesem Zusammenhang muss beispielsweise ein Arbeitgeber, der aufgrund von Fehlzeiten das Recht hat, den Arbeitsvertrag zu kündigen, die Fehlzeiten des Arbeitnehmers protokollieren. Da die Fehlzeiten des Arbeitnehmers allein nicht ausreichen, um den Vertrag aus gerechtem Grund zu kündigen, muss der Arbeitgeber die Gründe für die Fehlzeiten des Arbeitnehmers untersuchen und dessen Stellungnahme einholen. Auch wenn die Abwesenheit des Arbeitnehmers keinen Kündigungsgrund darstellt, ist der Arbeitgeber verpflichtet, den Arbeitnehmer an seine Pflichten zu erinnern und ihn zu verwarnen.

Wenn der Arbeitnehmer trotz der Erinnerung seine Pflichten nicht erfüllt, die Arbeitssicherheit gefährdet dem Arbeitgeber einen Schaden in Höhe von mehr als dreißig Tageslöhnen zufügt, hat der Arbeitgeber die Möglichkeit einer Kündigung aus wichtigem Grund. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, Protokolle darüber zu führen, dass er den Arbeitnehmer an seine Pflichten erinnert hat, dass der Arbeitnehmer die Arbeitssicherheit gefährdet hat und dass der Arbeitnehmer ihm einen Schaden zugefügt hat. Es steht außer Frage, dass alle diese Verteidigungen, Protokolle und Verwarnungen als Disziplinarakten zu führen sind.

Was die Kündigungsgründe aus triftigen Gründen betrifft, so ist der Arbeitgeber, der aufgrund der Eignung oder des Verhaltens des Arbeitnehmers die Möglichkeit hat, zu kündigen, verpflichtet, bei solchen Handlungen und Verhaltensweisen die Gründe dafür zu untersuchen, verschiedene Maßnahmen zu ergreifen, um eine Verbesserung des Verhaltens oder der Eignung des Arbeitnehmers zu erreichen, und ihn zu verwarnen. Eine Kündigung durch den Arbeitgeber ist nur dann möglich, wenn diese Maßnahmen zu keinem Ergebnis führen, d. h. wenn die Kündigung das letzte Mittel ist. Es steht außer Frage, dass die Protokolle, Verteidigungen, Verwarnungen und Maßnahmen in diesem Zusammenhang Disziplinarmaßnahmen sind.

Auch alle Unterlagen und Protokolle, die der Arbeitgeber im Rahmen seiner Arbeitspraktiken (Personalordnung, Disziplinarordnung usw.), seines Arbeitsvertrags oder seines Tarifvertrags, die ihm das Recht auf Disziplinarmaßnahmen einräumen, in den verschiedenen Phasen dieser Praktiken aufbewahrt, sind Disziplinarakten. Es ist auch klar, dass all diese Aufzeichnungen für den Arbeitgeber, der die Beweislast trägt, in seinem rechtmäßigen Interesse liegen, um seinen gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen und seine Rechte zu schützen.

Unfallprotokolle

Im Allgemeinen kann ein Arbeitsunfall als ein Ereignis definiert werden, das sich am Arbeitsplatz oder aufgrund der Ausübung der Arbeit ereignet und zum Tod oder zu einer geistigen oder körperlichen Behinderung des Arbeitnehmers führt. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, einen Arbeitsunfall unverzüglich den Strafverfolgungsbehörden und innerhalb von drei Arbeitstagen der zuständigen Behörde zu melden. Es ist offensichtlich, dass die Unfallberichte in der Personalakte des Arbeitgebers aufbewahrt werden müssen, damit der Arbeitgeber seiner Beweispflicht in Verfahren nachkommen kann, die von den zuständigen Behörden, dem Arbeitnehmer oder seinen Angehörigen oder anderen vom Unfall betroffenen Parteien eingeleitet werden können.

Lebenslauf und Ausbildungsnachweise

Der erste grundlegende Parameter, damit der Arbeitgeber den mit dem Abschluss des Arbeitsvertrags und der Einstellung des Arbeitnehmers angestrebten Nutzen erzielen kann, ist die Einstellung eines für die Stelle geeigneten Arbeitnehmers. Das erste Dokument, das die Eignung des Arbeitnehmers für die Stelle belegt, ist der vom Arbeitnehmer selbst erstellte Lebenslauf und die darin enthaltenen Ausbildungsnachweise. Es ist allgemein bekannt und muss nicht extra bewiesen werden, dass diese Unterlagen im Personalakt des Arbeitgebers aufbewahrt werden müssen, da dies im rechtlichen Interesse des Arbeitgebers liegt , und es ist unbestritten, dass dies im normalen Lebensablauf selbstverständlich ist und keiner weiteren Beweisführung bedarf.

Beispielsweise ist der Arbeitgeber gemäß vielen Bestimmungen des Arbeitsgesetzes verpflichtet, seinen Arbeitnehmern unabhängig von der Art der Beschäftigung eine Schulung zum Thema Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz anzubieten. Bei Berufen, für die eine berufliche Ausbildung vorgeschrieben ist, ist der Arbeitgeber verpflichtet, diese Schulungen anzubieten und zu dokumentieren.

5. FAZIT

Neben den Verpflichtungen zur Führung von Personalakten sind den Arbeitgebern aufgrund ihrer Eigenschaft als Datenverantwortliche im Sinne des KVKK bestimmte Verpflichtungen hinsichtlich der Verarbeitung und des Schutzes personenbezogener Daten entstanden.

Bei der Erläuterung des Inhalts der Personalakte wird versucht, zwischen obligatorischen und erforderlichen Unterlagen zu unterscheiden, wobei der auf gesetzlichen Bestimmungen basierende Teil der Personalakte keine Bedenken aufwirft und es ausreicht, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer aufklärt. Im übrigen Teil sollte eine Abwägung zwischen den Interessen des Arbeitnehmers und des Arbeitgebers vorgenommen werden, und es sollte möglich sein, vom Arbeitnehmer weitere Unterlagen anzufordern, die der Beweispflicht des Arbeitgebers dienen, sofern diese die Grundrechte und -freiheiten des Arbeitnehmers nicht beeinträchtigen.

Darüber hinaus ist es wichtig, dass die in den erforderlichen Unterlagen aufgeführten Punkte nur „bei Bedarf” angefordert werden. Das Prinzip der Datenminimierung, d. h. die Durchführung des Prozesses nur mit den erforderlichen Daten, muss nicht nur in Personalakten und/oder Personalprozessen, sondern in allen Aktivitäten und Organisationen des Unternehmens angewendet werden.

Um dies anhand eines Beispiels zu veranschaulichen: Wenn die Aufgabenbeschreibung einer Person keine Nutzung eines Fahrzeugs vorsieht oder wenn das Unternehmen aus Gründen der Unternehmenspolitik keine Fahrzeuge zur Verfügung stellt, entspricht es dem Grundsatz der Datenminimierung, keinen Führerschein zu verlangen.

Darüber hinaus ist es wichtig, dass Aspekte wie das Einstellungsverfahren und die Erstellung von Personalakten in verfahrenstechnischer Hinsicht vereinheitlicht werden, um eine unterschiedliche Behandlung verschiedener Personen zu vermeiden und das Risiko einer Verletzung des Diskriminierungsverbots auszuschließen.

Schließlich enthält der gesamte Inhalt der Personalakte, der in dieser Studie behandelt wird, sowohl allgemeine persönliche Informationen als auch spezielle persönliche Gesundheitsinformationen, Dokumente und Aufzeichnungen des Arbeitnehmers, die alle unter dem Begriff „Personalakte” zusammengefasst sind.

Es ist zu beachten, dass Gesundheitsdaten gemäß dem KVKK zur Kategorie der besonders geschützten personenbezogenen Daten gehören und daher im Rahmen der Zugriffsberechtigung vor dem Zugriff durch unbefugte Personen geschützt werden müssen. In diesem Zusammenhang werden alle gesundheitsbezogenen Informationen, Dokumente und Aufzeichnungen in einer externen Gesundheitsakte aufbewahrt werden und die entsprechenden Verfahren im Unternehmen vorhanden sind, wird das Risiko im Rahmen des KVKK vollständig beseitigt bzw. auf ein Minimum reduziert.

Die in dieser Studie enthaltenen Empfehlungen wurden ohne Berücksichtigung der Unterscheidung zwischen Personal- und Gesundheitsakten aus der Perspektive der potenziellen Risiken im allgemeinen Ablagesystem und der erforderlichen Ideale verfasst.