DER RECHTLICHE STATUS VON ELEKTRONISCH ÜBERMITTELTEN LOHNABRECHNUNGEN
1. Einleitung
Im Zuge der Digitalisierung tendieren Arbeitgeber dazu, ihre Gehaltsabrechnungen elektronisch an ihre Mitarbeiter zu übermitteln. Diese Praxis, die über Kanäle wie die registrierte elektronische Post („KEP“), e-Government und unternehmensinterne Portale erfolgt, verbreitet sich zunehmend, da sie physische Verteilungsprozesse überflüssig macht und den Beteiligten Zeit- und Kosteneinsparungen ermöglicht.
Elektronische Übermittlungsmethoden gelten hinsichtlich ihrer Rechtsgültigkeit weitgehend als gleichwertig mit handschriftlich unterzeichneten Gehaltsabrechnungen. Allerdings besteht hinsichtlich ihrer Beweiskraft ein wesentlicher Unterschied. Um diesen Unterschied zu verstehen, müssen zwei rechtliche Aspekte betrachtet werden, die voneinander getrennt werden müssen. Der erste ist die Informationspflicht: Der Nachweis, dass die Gehaltsabrechnung den Arbeitnehmer erreicht hat, erfüllt die Verpflichtung gemäß § 37 des Arbeitsgesetzes Nr. 4857 („Arbeitsgesetz“); verschiedene elektronische Kanäle, allen voran KEP, dienen diesem Zweck. Die zweite ist die Urkundenfunktion der Gehaltsabrechnung: Eine unterzeichnete Gehaltsabrechnung stellt im Falle eines möglichen Rechtsstreits einen schlüssigen Beweis zugunsten des Arbeitgebers dar und beschränkt den Einspruch des Arbeitnehmers gegen den Inhalt der Gehaltsabrechnung auf schriftliche Beweise. Elektronische Übermittlungsmethoden führen in Bezug auf diese beiden Aspekte zu unterschiedlichen Ergebnissen.
Im Rahmen dieser Arbeit werden die Verpflichtungen gemäß § 37 des Arbeitsgesetzes im Zusammenhang mit der rechtlichen Natur der Gehaltsabrechnung und der Rechtsprechung behandelt.
2. Verpflichtung zur Aushändigung einer Gehaltsabrechnung gemäß § 37 des Arbeitsgesetzes
Gemäß § 37 des Arbeitsgesetzes ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer bei der Lohnzahlung eine unterzeichnete oder mit dem Firmenzeichen versehene Abrechnung auszuhändigen, aus der die Lohnberechnung hervorgeht. In der Abrechnung müssen das Zahlungsdatum und der betreffende Zeitraum sowie alle Zuschläge zum Grundlohn und Abzüge wie Steuern, Sozialversicherungsbeiträge, Verrechnungen von Vorschüssen und Pfändungen gesondert ausgewiesen werden. Diese Regelung gewährleistet, dass der Arbeitnehmer alle Bestandteile seines Lohns transparent einsehen kann.
In Betrieben mit fünf oder mehr Beschäftigten ist die Lohnzahlung per Banküberweisung zwar verpflichtend, doch ein Bankbeleg oder Kontoauszug ersetzt nicht die Lohnabrechnung. Während der Bankbeleg die erfolgte Zahlung nachweist, legt die Lohnabrechnung die Bestandteile der Zahlung und die Gründe für die Abzüge dar. Ein Arbeitgeber, der gegen die Verpflichtung zur Ausstellung einer Lohnabrechnung verstößt, muss gemäß § 102 Abs. 1 Buchstabe b des Arbeitsgesetzes mit einer Geldbuße rechnen.
Das Arbeitsgesetzbuch § 37 regelt die elektronische Übermittlung hinsichtlich der Form der Aushändigung des Abrechnungsbelegs nicht ausdrücklich. Es wird jedoch anerkannt, dass diese Verpflichtung auch auf elektronischem Wege über das im Rahmen der Verordnung über die Verfahren und Grundsätze des registrierten elektronischen Postsystems („Verordnung“) eingerichtete KEP-System erfüllt werden kann. Zwar wird gemäß der Verordnung die Rechtsgültigkeit der elektronischen Übermittlung bestätigt, doch wird nicht darauf eingegangen, unter welchen Voraussetzungen diese Übermittlung den Wert eines schlüssigen Beweises erlangt. Die Antwort auf diese Frage ist ausgehend vom allgemeinen rechtlichen Charakter der Lohnabrechnung und der Rechtsprechung zu beurteilen.
3. Rechtlicher Charakter der Lohnabrechnung
Lohnabrechnungen, die die Unterschrift des Arbeitnehmers tragen, gelten bis zum Beweis ihrer Fälschung als schlüssiger Beweis; der Gegenbeweis zu den in dieser Abrechnung aufgeführten Angaben ist nur durch schriftliche Beweismittel möglich. Die Unterschrift des Arbeitnehmers gilt als Anscheinsbeweis dafür, dass er den Lohn und die Zulagen akzeptiert hat und die Zahlung vollständig erfolgt ist. Lohnabrechnungen ohne Unterschrift besitzen diese Eigenschaft nicht; in diesem Fall kann der Arbeitnehmer das Gegenteil des Inhalts der Lohnabrechnung mit jeglichen Beweismitteln, einschließlich Zeugenaussagen, widerlegen.
In der Entscheidung des 9. Zivilsenats des Obersten Gerichtshofs mit dem Aktenzeichen 2021/7105 E. und dem Beschlusszeichen 2021/11870 K. heißt es: Lohnabrechnungen, die die Unterschrift des Arbeitnehmers tragen, gelten als schlüssiger Beweis, bis ihre Fälschung nachgewiesen wird; der Gegenbeweis zu den in dieser Abrechnung aufgeführten Angaben ist nur durch schriftliche Beweismittel möglich. Die Unterschrift des Arbeitnehmers gilt als Anscheinsbeweis dafür, dass er den Lohn und die Zulagen akzeptiert hat und die Zahlung vollständig erfolgt ist. Steht der Arbeitnehmer einer unterschriebenen und vorbehaltlosen Lohnabrechnung gegenüber, kann er nur durch schriftliche Beweise nachweisen, dass er einen höheren Anspruch hat als in der Abrechnung ausgewiesen; hat er einen Vorbehalt angebracht, kann er sich auf jede Art von Beweismittel berufen. Es wurde festgestellt, dass nicht unterzeichnete Lohnabrechnungen diese Eigenschaft nicht besitzen; in diesem Fall kann der Arbeitnehmer das Gegenteil des Inhalts der Lohnabrechnung mit jeglichen Beweismitteln, einschließlich Zeugenaussagen, nachweisen.
Die Eigenschaft der unterzeichneten Lohnabrechnung als schlüssiger Beweis setzt voraus, dass die Lohnabrechnung ohne Vorbehalt unterzeichnet wurde. Sofern der Arbeitnehmer seinen Einwand gegen den Inhalt der Gehaltsabrechnung ausdrücklich zu Protokoll gibt, bleibt ihm die Möglichkeit vorbehalten, seine Behauptung, dass ihm noch weitere Beträge zustehen, mit allen Mitteln zu beweisen. Dieser Grundsatz behält auch im Hinblick auf elektronische Gehaltsabrechnungssysteme seine Gültigkeit; daher ist die Integration eines Vorbehaltsmechanismus in das System zwingend erforderlich.
4. Elektronische Gehaltsabrechnungen im Lichte der Rechtsprechung
Die Anwendung elektronischer Gehaltsabrechnungen findet in den letzten Jahren zunehmend Eingang in gerichtliche Entscheidungen. Bei der Prüfung der Urteile der Landgerichte ergibt sich ein einheitliches Bild: Es wird anerkannt, dass elektronisch übermittelte Gehaltsabrechnungen zugestellt sind; jedoch haben diese Gehaltsabrechnungen keinen Beweischarakter, solange keine handschriftliche oder sichere elektronische Unterschrift des Arbeitnehmers vorliegt.
Regionalgericht Diyarbakır, 8. Zivilkammer, Urteil vom 25.05.2023, Az. 2023/1011, Bl. 2023/783 In seinem Urteil mit dem Aktenzeichen 2023/1011 E. 2023/783 K. vom 25.05.2023; Der Vertreter des Beklagten macht zwar geltend, dass die der Akte beigefügten, nicht unterzeichneten Gehaltsabrechnungen dem Kläger über das KEP-System zugestellt worden seien und dass daher das Gegenteil nicht durch Zeugenaussagen bewiesen werden könne; da jedoch die Zustellung von Gehaltsabrechnungen, die keine Unterschrift des Klägers tragen, an den Kläger allein nicht bedeutet, dass der Kläger den Inhalt der Gehaltsabrechnungen akzeptiert, wurde die gegenteilige Berufung des Beklagten als unbegründet angesehen
In der Entscheidung des 9. Zivilsenats des Regionalgerichts Konya vom 12.02.2026, Az. 2026/189 E., 2026/731 K., wurde festgestellt, dass bei über das KEP versandten Gehaltsabrechnungen die elektronische Unterschrift des Arbeitnehmers erforderlich ist und die Gehaltsabrechnungen andernfalls nicht als unterzeichnet gelten. Die Verteidigung des beklagten Arbeitgebers, dass keine Einwände gegen die Gehaltsabrechnungen erhoben worden seien, wurde aus diesem Grund als unbegründet angesehen.
Die Schlussfolgerung aus beiden Urteilen ist dieselbe: Die KEP-Zustellung ist ein zuverlässiges Mittel, das die Erfüllung der Informationspflicht nachweist; sie verleiht der Gehaltsabrechnung jedoch nicht den Charakter eines Urkunds. Für den Urkundscharakter ist die freiwillige Zustimmung des Arbeitnehmers – in Form einer handschriftlichen Unterschrift oder einer sicheren elektronischen Signatur – zwingend erforderlich.
5. Voraussetzungen für die Rechtswirksamkeit elektronischer Gehaltsabrechnungen
Wie oben erläutert, ist die Aufzeichnung der freiwilligen Zustimmung des Arbeitnehmers zwingend erforderlich, damit die Gehaltsabrechnung den Charakter eines Schuldtitels erlangt. An dieser Stelle stellt sich die Frage, welche technische und rechtliche Infrastruktur diese Voraussetzung erfüllen kann. KEP ist ein qualifizierter elektronischer Kommunikationskanal, bei dem gemäß der Verordnung Aufzeichnungen über Versand, Empfang und Inhaltsintegrität als schlüssiger Beweis gelten. KEP-Aufzeichnungen werden zwanzig Jahre lang aufbewahrt; sie dienen bei Korrespondenz mit rechtlichem Charakter, wie Kündigungen, Aufhebungserklärungen und Mahnungen, als Zustellungsnachweis. Auch Gehaltsabrechnungen können über KEP übermittelt werden. Allerdings reicht für die Beweiskraft der Gehaltsabrechnung eine KEP-Übermittlung allein nicht aus; es muss auch eine Infrastruktur für die sichere elektronische Signatur im Namen des Arbeitnehmers bereitgestellt werden.
In diesem Zusammenhang ist der durch das Gesetz Nr. 5070 über elektronische Signaturen geschaffene Rahmen maßgeblich.
- Zeitstempel bezeichnet die von einem Anbieter elektronischer Zertifikatsdienste mit einer elektronischen Signatur bestätigte Aufzeichnung, die der Feststellung des Zeitpunkts dient, zu dem eine elektronische Datei erstellt, geändert, gesendet, empfangen und/oder gespeichert wurde.
- Eine elektronische Signatur ist eine elektronische Datenangabe, die einer anderen elektronischen Datenangabe beigefügt ist oder mit dieser in logischem Zusammenhang steht und zur Identitätsprüfung dient.
- Eine sichere elektronische Signatur hat gemäß Artikel 5 des Gesetzes die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift.
Dementsprechend müssen folgende Bedingungen gemeinsam erfüllt sein, damit das elektronische Gehaltsabrechnungssystem den Wert eines schlüssigen Beweises hat:
- Die Erstellung der Gehaltsabrechnung mit einer sicheren elektronischen Signatur und einem Zeitstempel,
- dem Arbeitnehmer die Option zur Zustimmung oder Ablehnung klar angeboten wird,
- die Tatsache, dass das Dokument eingesehen, genehmigt oder mit einem Vorbehalt versehen wurde, mit Datum und Uhrzeit protokolliert wird,
- der Arbeitnehmer vorab über diese Methode informiert wird und seine schriftliche Einwilligung erteilt.
Sind die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt, hat die elektronische Gehaltsabrechnung denselben rechtlichen Wert wie eine handschriftlich unterzeichnete Gehaltsabrechnung. Rein auf die Übermittlung ausgerichtete Systeme verleihen der Gehaltsabrechnung hingegen keinen Beweischarakter.
- GRC LEGAL KOMMENTAR
Die Anwendung elektronischer Gehaltsabrechnungen verbreitet sich im Arbeitsleben rasch und bietet den Parteien erhebliche Erleichterungen in Bezug auf Kosten, Zeit und Prozessmanagement. Die rechtlichen Folgen dieser Anwendung erfordern jedoch eine sorgfältige Bewertung.
Die Übermittlung der Gehaltsabrechnung an den Arbeitnehmer erfüllt die Informationspflicht gemäß § 37 des Arbeitsgesetzes; KEP sticht als ein Instrument hervor, das diese Funktion rechtlich auf solide Weise erfüllt. Die Beweiskraft der Gehaltsabrechnung als schlüssiger Beweis kann jedoch nicht allein durch die Tatsache der Übermittlung begründet werden. Wie die Obersten Gerichte einheitlich festgestellt haben, gilt eine Gehaltsabrechnung, die nicht mit der sicheren elektronischen Signatur des Arbeitnehmers versehen ist, nicht als unterzeichnet und erlangt keine Beweiskraft als schlüssiger Beweis.
Um dieses Risiko auszuschließen, muss das elektronische Gehaltsabrechnungssystem eine Infrastruktur für sichere elektronische Signaturen und Zeitstempel, einen Mechanismus zur gesonderten Erfassung des Zustimmungs- oder Ablehnungswillens des Arbeitnehmers sowie ein Protokoll enthalten, das den Prozess der Einsichtnahme und Bestätigung des Dokuments chronologisch dokumentiert. Die Aufnahme dieser Regelung in den Arbeitsvertrag und die vorherige Einholung der Zustimmung des Arbeitnehmers stellen hingegen zwingende Elemente dar, die die rechtliche Grundlage dieser Infrastruktur vervollständigen.
