DIE POSITION VON SOFTWARE, DIE VON UNTERNEHMEN VERWENDET WIRD, IM HINBLICK AUF DIE DATENSCHUTZVORSCHRIFTEN
Gemäß dem Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten („KVKK“) und den sekundären Rechtsvorschriften scheinen die Adressaten der Verpflichtungen in Bezug auf personenbezogene Daten die Datenverantwortlichen und Datenverarbeiter zu sein. So wie für die Eigenschaft als betroffene Person die Voraussetzung gilt, eine natürliche Person zu sein, so gilt für die Eigenschaft als Datenverantwortlicher die Voraussetzung, eine „rechtlich anerkannte Person” zu sein. Demnach können sowohl natürliche als auch juristische Personen die Eigenschaft als Datenverantwortlicher haben.
Im Gegensatz zu den oben genannten Erläuterungen ergibt sich im Hinblick auf den Datenverarbeiter eine besondere Situation. Neben den oben genannten Punkten kann gesagt werden, dass auch bestimmte von Unternehmen verwendete Dienstleister-Softwareprogramme als Datenverarbeiter fungieren.
Gemäß dem Leitfaden für Datenverantwortliche und Datenverarbeiter der
KVKK sind „Cloud-Dienstleister” Datenverarbeiter. Gemäß dem Leitfaden „befindet sich ein Cloud-Dienstleister in der Position eines Datenverarbeiters, wenn eine öffentliche Einrichtung einen Vertrag mit einem Cloud-Dienstleister über die Speicherung der von ihr erhobenen personenbezogenen Daten abschließt. Denn gemäß dem Vertrag zwischen den Parteien ist es dem Cloud-Dienstleister nicht möglich, die Daten für eigene Zwecke zu verwenden. Außerdem erhebt der Cloud-Dienstleister selbst keine Daten. Seine einzige Tätigkeit besteht darin, die von der öffentlichen Einrichtung erhaltenen personenbezogenen Daten gemäß den Anweisungen der öffentlichen Einrichtung zu speichern.” Es wird darauf hingewiesen, dass Dienstleister mit Rechtspersönlichkeit als Datenverarbeiter gelten.
Daher wird in diesem Artikel die Interpretation, dass die von uns erläuterten Softwareprogramme als Datenverarbeiter gelten, in Anlehnung an die Erläuterungen im entsprechenden Leitfaden vorgenommen.
Der Grund dafür, dass dies nicht auch für den Datenverantwortlichen gilt, liegt darin, dass die Definition in der KVKK einen Entscheidungsprozess beinhaltet. Im Rahmen von Web 3.0 war es nicht möglich, dass die betreffenden Softwareprogramme die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten festlegen und für die Einrichtung und Verwaltung des Datenerfassungssystems verantwortlich sind.
Wir sind jedoch der Ansicht, dass im Falle einer Änderung der Entscheidungsmechanismen durch die Möglichkeiten von Web 4.0 die in den Definitionen des KVKK geforderte Bedingung der „natürlichen und juristischen Person” in Bezug auf die Datenverantwortlichen ebenso gelockert werden kann wie in Bezug auf die Datenverarbeiter.
In diesem Artikel werden wir insbesondere die bekanntesten Softwareprogramme, die für Unternehmen unverzichtbar sind, und ihre Anwendungsbereiche erläutern und ihre Position im Hinblick auf das KVKK untersuchen.
SAP – System Application Product
SAP, dessen Abkürzung für „System, Anwendung und Produkte” steht, soll Unternehmen dabei helfen, ihre Geschäfts- und Kundeninteraktionen zu verfolgen. SAP ist ein Computerprogramm, das von einem deutschen Softwareunternehmen entwickelt wurde. Es hat sich vor allem in den Bereichen Unternehmensressourcenplanung (ERP) und Datenverwaltungsprogramme einen Namen gemacht.
SAP ist ein Programm, das von fünf ehemaligen Mitarbeitern des Unternehmens IBM entwickelt wurde. Im Jahr 1972 wurde es zunächst nur für einen einzigen Kunden eingesetzt. Die Entwickler verfolgten die Vision, eine Software zu schaffen, die Daten nach den Wünschen der Benutzer verarbeitet. Im selben Jahr entwickelten sie als deutsche Niederlassung ein Echtzeit-Karten- und Lohnabrechnungssystem.
Das SAP-Programm enthält Komponenten, die den Kunden viele Vorteile bieten sollen.
Zu den beliebten SAP-Anwendungen gehören vor allem ERP (Enterprise Resource Planning), SCM (Supply Chain Management), BI (Business Intelligence) und CRM (Customer Relationship Management).
Das SAP-Programm unterstützt auch die Arbeit über ein Cloud-System. In den Zukunftsplänen des Unternehmens könnten auch hybride Verteilungs- und Cloud-Modelle eine Rolle spielen.
SAP-Computeranwendungen können in zwei- und dreischichtige Architekturen integriert werden. Diese Schichten sind die Präsentationsschicht, die Anwendungsschicht und die Datenbankschicht. Diese Schichten können Daten speichern, Kundenvorgänge ausführen und Präsentations- und Schnittstellenvorgänge anzeigen.
CRM – Customer Relationship Management
CRM, kurz für Customer Relationship Management (Kundenbeziehungsmanagement), ist eine Gesamtheit von Technologien, Strategien und Anwendungen, die Unternehmen zur Stärkung ihrer Geschäftsbeziehungen und Steigerung ihrer Rentabilität einsetzen, basierend auf den Daten, die sich aus der Erfassung aller Kundeninteraktionen ergeben.
CRM-Software bietet Unternehmen eine Plattform, auf der alle Kundeninteraktionen an einem einzigen Ort gespeichert und der Verkaufsprozess verfolgt werden kann, und sorgt so für eine bessere interne Kommunikation, einen besseren Kundenservice und eine besser verwaltete Vertriebsorganisation. Sie verfügt über zahlreiche Funktionen, mit denen alle Verkaufsphasen vom ersten Kontakt mit potenziellen Kunden bis hin zum Kundendienst nach dem Verkauf leicht verfolgt werden können.
Unternehmensleiter nutzen CRM zur Verwaltung der Vertriebsorganisation, zur Messung der Vertriebsleistung und zur Verbesserung von Prozessen, während Vertriebsteams CRM zur Erstellung von Angeboten, zur Nachverfolgung von Bestellungen, zum Zugriff auf vergangene Verkäufe und zur Erfassung aller Informationen nutzen, um jederzeit schnell auf diese Informationen zugreifen zu können.
Die in CRM in einer bestimmten Reihenfolge gespeicherten Informationen stellen sicher, dass alle Mitarbeiter eines Unternehmens bei Bedarf auf die erforderlichen Informationen zugreifen können.
Wenn ein Kunde eines Unternehmens, das CRM nutzt, das Büro anruft, kann die Person, die den Anruf entgegennimmt, auch wenn sie den Kunden nicht kennt, schnell auf alle Datensätze zugreifen und den Service fortsetzen. Sie kann die neuen Anfragen des Kunden im CRM speichern, sodass die Teamkollegen sie einsehen können.
Wenn das gesamte Team sehen kann, wie mit den Kunden kommuniziert wurde, welche Produkte sie gekauft haben, wann sie gekauft haben und vieles mehr, bedeutet dies eine Steigerung der Zusammenarbeit und Effizienz in den Unternehmen.
ERP – Enterprise Resource Planning
ERP, kurz für Enterprise Resource Planning, ist der allgemeine Name für Systeme und Software, die entwickelt wurden, um die Ressourcen von Unternehmen (Personal, physische Ressourcen und finanzielle Ressourcen) zusammenzuführen und deren durchgängige Verwaltung und effiziente Nutzung sicherzustellen oder zu unterstützen.
Eine klassische ERP-Software nutzt verschiedene Software- und Hardwarekomponenten des Computers, um Vorgänge auszuführen. ERP-Systeme verwenden in der Regel eine integrierte Datenbank, in der verschiedene Daten gespeichert werden können.
ERP-Systeme sind der Ort, an dem alle Daten gesammelt werden, von der Entgegennahme der Kundenbestellungen durch die Kundenberater bis zur Lieferung und den von der Finanzabteilung versandten Rechnungsdaten. ERP entstand aus der Notwendigkeit, Pläne für die Aufrechterhaltung der Produktion zu erstellen, und obwohl es unter dem Namen „Planung” bekannt ist, handelt es sich im Wesentlichen um Arbeitsmanagement.
ERP-Projekte bieten schnelle und groß angelegte Vorteile. Das grundlegende Ziel von ERP ist es, die Daten des Unternehmens zusammenzuführen und daraus Ergebnisse zu erzielen, die in Entscheidungen umgesetzt werden können.
ERP-Systeme können auch als eine Software angeboten werden, die zwei oder mehr Softwareprogramme zusammenfasst. Solche Systeme werden als ERP-Softwarepakete bezeichnet.
ERP ist eine Struktur, die Softwaremodule, die die Verwaltung verschiedener Geschäftstypen und Aktivitäten des Unternehmens ermöglichen, in einer einzigen Datenbank zusammenfasst. In einer ERP-Software gibt es in der Regel verschiedene Anwendungen, die unabhängig voneinander arbeiten.
Diese sind
- Produktionsmanagement
- Finanzmanagement
- Materialbestandsmanagement
- Vertriebsmanagement
- Kundenbeziehungsmanagement
- Personalmanagement
- Budgetmanagement
- Außenhandelsmanagement
- Qualitätsmanagement
- Wartungsmanagement
- Kundendienst
- Business Intelligence
zusammengefasst werden.
ERP-Software transformiert das Unternehmen in eine Struktur, die alle Abteilungen miteinander verbindet, und unterstützt dabei die Abstimmung zwischen den Abteilungen und Prozessen für Themen und Aufgaben, die aus verschiedenen Blickwinkeln betrachtet werden. Auf diese Weise werden die mündlichen Arbeitsabläufe des Unternehmens in Zahlen, Daten und Berichte umgewandelt, wodurch das Unternehmen und die Führungskräfte die Möglichkeit erhalten, objektive Entscheidungen zu treffen.
Gemeinsame Verantwortung des Datenverantwortlichen und des Datenverarbeiters vs. Konzept des gemeinsamen Datenverantwortlichen
Mit der aktuellen Grundsatzentscheidung wurde das Konzept des „gemeinsamen Datenverantwortlichen” in die Bestimmungen zum Schutz personenbezogener Daten aufgenommen. In der Grundsatzentscheidung wird die Einführung einer schwarzen Liste durch mehrere Autovermietungsunternehmen unter Verwendung eines einzigen Systems mit dem aus den DSGVO-Anwendungen bekannten „Festlegen der Zwecke und Mittel der Datenverarbeitung durch mehrere Datenverantwortliche” verglichen, und es wird festgestellt, dass der gemeinsame Datenverantwortliche in die türkische Datenschutzgesetzgebung aufgenommen wurde.
Solange keine „Entscheidungsfindung“ stattfindet, wie in der Einleitung erwähnt, kann weder von Datenverantwortlichkeit noch von gemeinsamer Datenverantwortlichkeit gesprochen werden. Die entsprechenden Softwareprogramme führen Datenverarbeitungsaktivitäten nur innerhalb der von den Datenverantwortlichen festgelegten Grenzen und ausschließlich zum Nutzen des Datenverantwortlichen durch. Daher haben die entsprechenden Softwareprogramme unter den heutigen Bedingungen lediglich den Status eines Datenverarbeiters.
In diesem Zusammenhang ist es nicht falsch zu sagen, dass die Software, wenn sie die vom Datenverantwortlichen festgelegten Grenzen überschreitet, als Datenverantwortlicher eingestuft wird und als gemeinsamer Datenverantwortlicher eine gemeinsame Verantwortung trägt.
An dieser Stelle ist anzumerken, dass im Sinne des Datenschutzrechts die gemeinsame Verantwortung des Datenverarbeiters und des Datenverantwortlichen auch ohne den Status eines gemeinsamen Datenverantwortlichen bei Verstößen durch die betreffende Software möglich sein kann.
Im Falle eines Verstoßes im Kontrollbereich des Datenverarbeiters kann der Datenverantwortliche möglicherweise seiner Verantwortung entgehen, indem er „alle möglichen Maßnahmen“ ergreift, und im Falle einer Sicherheitslücke in der betreffenden Software kann die Möglichkeit einer Haftung und Sanktionierung in Betracht kommen. Das Recht des Datenverantwortlichen auf Rückgriff gegenüber dem Datenverarbeiter bleibt jederzeit vorbehalten.
Wenn personenbezogene Daten, die sich beim Datenverarbeiter befinden, auf unrechtmäßige Weise von anderen Personen erlangt werden, muss der Datenverarbeiter dies dem Datenverantwortlichen unverzüglich melden.
FAZIT
Obwohl davon ausgegangen werden kann, dass die betreffende Software unter den heutigen Bedingungen als Datenverarbeiter fungiert, ist es wichtig, dass die Datenverantwortlichen, die die oben erläuterte Software nutzen, sich bewusst sind, dass sie weiterhin die primären Ansprechpartner der Kommission sind, solange sich die aktuellen Dynamiken nicht ändern und die betreffende Software nicht über die vom Datenverantwortlichen festgelegten Grenzen hinausgeht und wie ein Datenverantwortlicher agiert.
Bei Verstößen, die durch die betreffende Software begangen werden, ist es sehr wahrscheinlich, dass die Datenverantwortlichen alle möglichen technischen und administrativen Maßnahmen ergreifen müssen, da andernfalls davon ausgegangen wird, dass der Verstoß von ihnen selbst begangen wurde.
Allerdings sollten die für die Datenverarbeitung Verantwortlichen nicht vergessen, dass sie bei Verstößen, die nicht in ihrer Verantwortung liegen, ihre Rechte aus dem allgemeinen Recht, wie z. B. das Rückgriffsrecht, gegenüber den entsprechenden Softwareprogrammen, die als Datenverarbeiter fungieren, geltend machen können und dass sie vor dem Verstoß über Kontroll- und Weisungsbefugnisse verfügen, die sich aus der Beziehung zwischen dem für die Datenverarbeitung Verantwortlichen und dem Datenverarbeiter ergeben.
